Assistant(e) de Direction - Mairie de Rodez
Référence : O012260904001036
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Rodez
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous aurez pour mission le secrétariat de direction contribuant au bon fonctionnement de l’activité administrative et à la coordination des échanges internes et externes.
•Assurer le secrétariat de la Direction générale mutualisée avec Rodez Agglomération et la gestion de son agenda. En cas d’absence, interventions ponctuelles pour les services situés à proximité immédiate (assistante du Maire et assistante des élus).
•Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservation de salle, invitations, préparation des supports, dossiers, mise à jour de listings…).
•Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGS.
•Assurer le traitement de la messagerie générale de la Ville de Rodez et ventiler les messages aux services destinataires.
•Assurer l’enregistrement du courrier arrivé dans la mairie et du courrier départ (suivi des réponses apportées dans les délais impartis).
•Rédiger notes, courriers et documents de travail.
• Contrôler les documents et courriers mis à signature (organisation et gestion des parapheurs, respect du modèle type, orthographe, mise en page…).
• Assurer le respect des visas internes et des process de validation des parapheurs.
•Suivre l’agenda, et centraliser les plannings de congés des encadrants de la collectivité,
•Participer à la diffusion de l’information interne entre les services et la direction générale.
•Coordonner les demandes des services auprès de la DGS et assurer la rédaction, la diffusion et le classement des notes de service
•Assurer le lien entre élus et astreinte pour le bon fonctionnement des services, en lien avec les services techniques.
•Assurer le classement, l’archivage.
Profil recherché
Savoir :
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel : comprendre le contexte et les enjeux, connaître les circuits et les procédures administratives
• Maîtriser l’organisation du travail et la gestion du temps
• Connaître les règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Connaître les missions des services de la Collectivité et la relation des services avec les élus
Savoir-faire :
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités
• Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur et relayer si nécessaire vers la personne adéquate
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, logiciel de courrier et de comptabilité
• Rigueur administrative et respect des échéances
Savoir-être :
• Sens de l’organisation, réactivité, autonomie et aisance relationnelle
• Sens de l’accueil, disponibilité, écoute
• Confiance relationnelle, garant de l’image de la personne qu’elle assiste ainsi que de l’institution
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Qualités rédactionnelles
Contraintes et spécificités du poste :
- Grande disponibilité en fonction des obligations du service (rares réunions en soirée)
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Avantages collectifs au travail
- Prime de fin d’année
- Titres restaurant (participation employeur de 50%)
- Participation à la mutuelle labellisée PREVOYANCE
- Participation à la mutuelle SANTE (convention de participation)
- Comité d’Action Sociale
- Forfait Mobilité Durable
- Régime indemnitaire RIFSEEP
- RTT
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 29/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
