Assistant.e de direction auprès du cabinet - MAIRIE DE PONT-DE-CLAIX (LE)
Référence : O038260918001380
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Le Pont-de-Claix
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Assure un appui administratif et logistique dans la coordination des relations élus-cabinet, et dans la gestion et le suivi administratif de la politique du maire et des élus en matière de proximité, de visites de terrain et de valorisation des actions de la ville et de ses partenaires. Garantit une organisation et planification hebdomadaire des activités du service, et participe au développement de l'image de la collectivité.
Coordination et planification :
• Coordonner les agendas, du maire et des élus.
• Coordonner l’activité du cabinet (mise en cohérence des agendas, organisation et compte rendu des réunions, suivi des rendez – vous).
• Organiser des réunions : convocations, logistique, en assurant une coordination hebdomadaire
• Organiser les déplacements, les cérémonies officielles et réceptions
• Coordonner les relations externes : priorisation et suivi des requêtes usagers, habitants, partenaires extérieurs
• Assurer une veille documentaire pour les élus
• Gérer et actualiser un fichier des contacts opérationnel
• Mettre à jour le calendrier des formations
Gestion administrative :
• Assurer le secrétariat des adjoints et conseillers municipaux délégués
• Assurer le secrétariat et gestion de la formation et des frais de déplacement des élus
• Assurer la constitution des dossiers pour le maire et les élus : note cabinet, note des services, informations pratiques
• Elabore le budget et participe à l’exécution budgétaire
Coordination des cérémonies protocolaires :
• Organiser les commémorations en relation les services partenaires
• Rédiger des invitations et courriers
• Mise à jour le fichier protocolaire et fichier « personnalité »
Appui au Directeur de Cabinet :
• Mettre à jour le tableau de demandes de notes en lien avec la direction générale et suivre leur réception en amont.
• Conseiller le directeur de cabinet sur l’organisation des missions régulières, stratégiques ou d’urgence.
• Rester en veille sur les questions de dotations potentielles nécessaires à la bonne réalisation des missions du cabinet
• Participer aux réunions du cabinet, envoi de l’ordre du jour, réalisation de compte rendu.
Profil recherché
1. Diplôme et Expérience
Niveau d'études / Diplôme : Diplôme de niveau BAC + 2 (type BTS SAM, GPME, DUT CJ, etc.).
Expérience : Expérience professionnelle minimale de 5 ans sur un poste similaire, de préférence au sein d'une collectivité territoriale ou auprès d'instances décisionnelles / d'élus.
2. Compétences techniques et Savoirs (Savoir-faire)
Environnement institutionnel :
Maîtrise éprouvée du fonctionnement et de l'organisation des collectivités territoriales.
Excellente connaissance du cadre juridique lié à la gestion des élus (formations, frais de déplacement) et de la gestion budgétaire publique.
Gestion administrative et organisationnelle :
Capacité d'organisation, de planification et d'anticipation avérée.
Maîtrise des outils bureautiques et numériques, ainsi que des techniques d'archivage et de classement.
Compétences rédactionnelles solides : rédaction de comptes rendus, notes de synthèse, courriers officiels et invitations protocolaires.
Capacité à élaborer et suivre un budget de service.
Logistique et Protocole :
Maîtrise des règles de protocole (organisation des commémorations, réceptions, cérémonies et événements officiels).
Gestion et suivi opérationnel des agendas, déplacements et dossiers d'élus.
3. Qualités personnelles et Savoir-être
Confidentialité et Réserve :
Discrétion absolue, sens aigu de la déontologie et respect strict de la confidentialité au regard de la proximité avec la direction et les élus.
Rigueur et Gestion des priorités :
Grande réactivité, méthodologie et capacité à gérer les urgences tout en priorisant les demandes des habitants, usagers et partenaires.
Aisance relationnelle et Communication :
Excellent sens du contact, aisance à l'oral comme à l'écrit, et posture diplomatique adaptée au travail en cabinet.
Autonomie et Proactivité :
Capacité à rendre compte efficacement, esprit d'initiative, force de proposition et aptitude à apporter des solutions opérationnelles au Directeur de Cabinet.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Rémunération sur la base de la grille indiciaire
Montant IFSE + CIA: 320€
Pourquoi nous rejoindre ?
En intégrant la Ville de Pont-de-Claix, vous bénéficiez d'un cadre de travail attentif au bien-être de ses agents :
🏖️ Chèques vacances
🚲 Participation à 75% aux transports en commun
🍽️ Repas à 2,78€ au self municipal
🩺 Participation aux contrats de mutuelle et de prévoyance
🧘 Activités sportives gratuites sur la pause méridienne (yoga, marche active, badminton...) et Flottibulle gratuit tous les midis 🏊
🎉 Une Amicale du personnel dynamique : voyages, sorties, billetterie à tarifs réduits... -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/11/2026
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Assistante / Assistant de direction
