Assistant(e) de Direction/ Maire - TOMBLAINE

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour organiser et assurer les activités administratives du Maire.

L'assistant(e) de direction est un véritable relais entre le Maire, les élus, les services et les partenaires du territoire.
Garantir une circulation fluide, fiable et réactive de l’information.
Assurer un suivi rigoureux des dossiers et décisions.
Contribuer à une communication efficace entre la collectivité, les administrés et les acteurs locaux.
Faire preuve d’une grande capacité d’adaptation face à la diversité des sujets traités et aux priorités de l ‘exécutif.

Vous devez justifier d’une expérience significative sur un poste similaire, idéalement au sein d’une collectivité territoriale.

Organisation, suivi permanent de l’agenda professionnel et personnel de M. le Maire (invitations, réunions, représentations, rendez-vous, déplacements).
Gérer l'agenda du Maire avec rigueur et organisation (prise de rendez-vous, hiérarchisation des priorités, organisation du planning du Maire). Accès à la boîte à la boîte mail agenda du Maire.
Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire (recevoir, renseigner, transcrire les messages, filtrer les appels et rediriger vers les services idoines, adaptation du discours en fonction de l'interlocuteur.
Travaille en étroite collaboration avec le directeur général des services, les élus, les responsables de services.
Réaliser les prises de notes en direct lors des réunions. Rédiger les comptes rendus et assurer leur diffusion auprès des élus, des services concernés. Assurer le suivi des décisions et des actions engagées.
Faciliter les relations de l’équipe municipale avec l’ensemble des partenaires publics, économiques, sociaux et culturels de la collectivité.
Informer les élus des manifestations, réunions et évènements nécessitant leur présence.
Transmettre les informations utiles aux services afin d’assurer une communication cohérente auprès des administrés et des acteurs du territoire.
Assurer l’interface entre le maire, les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les acteurs locaux.
Gestion administrative
Rédiger les courriers, notes, synthèses de documents administratifs.
Garantir une qualité rédactionnelle irréprochable (orthographe, syntaxe et présentation)
Organiser, structurer et assurer le suivi des dossiers.
Assurer la numérisation et le classement des documents. Suivre les demandes adressées aux services et effectuer les relances si nécessaire.
Gestion administrative : Rédiger les courriers, notes, synthèses de documents administratifs.
Garantir une qualité rédactionnelle irréprochable (orthographe, syntaxe et présentation)
Organiser, structurer et assurer le suivi des dossiers.
Assurer la numérisation et le classement des documents. Suivre les demandes adressées aux services et effectuer les relances si nécessaire.