Assistant/e de direction
Référence : 2026-2282202
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Montpellier (ENSC Montpellier)
Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Montpellier - Localisation : Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Montpellier
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
L’Assistant/e de direction assurera les missions suivantes :
Ø Affaires générales :
· Assister le directeur et la DGS afin d’optimiser la gestion de leurs activités.
· Programmer, coordonner les agendas du directeur et de la DGS, prise de RDV, etc.
· Planifier et préparer les déplacements de la direction (train, hôtel).
· Assurer l’organisation des bureaux de direction (planning, ordre du jour, etc).
· Gérer les relations internes et externes du directeur et de la DGS. Assurer le lien avec les partenaires extérieurs.
· Traiter des dossiers ponctuels et en assurer le suivi administratif.
· Assurer la gestion des événements selon la procédure mise en place.
· Participer à l’organisation de manifestations institutionnelles ou événementiels.
Ø Participer à l’animation du secrétariat :
· Accueillir, informer et orienter les personnels, les usagers de la structure et les personnes externes à l’établissement.
· Gérer les appels téléphoniques et prendre les messages.
· Réceptionner le courrier de la direction et l’enregistrer. Gérer la messagerie de la direction (adresse direction et secrétariat de direction).
· Préparer et organiser les réunions (envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation de salles).
· Rédiger des comptes rendus.
· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, présentation powerpoint, etc).
· Traiter les informations et en assurer la diffusion.
· Logistique (commandes de fournitures, divers petits achats,…).
· Assurer un appui administratif ponctuel aux délégués.
· Classer et archiver les documents et informations, et assurer le classement numérique.
· Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
Profil recherché
Connaissances :
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur.
Connaissance de l’environnement professionnel (environnement institutionnel et politique, organisation des écoles d’ingénieurs, connaissances des partenaires institutionnels, etc).
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales
Compétences attendues
Savoir-faire
· Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint, messagerie).
· Qualités rédactionnelles et bonne expression orale.
· Maitrise des techniques d'accueil (téléphonique, physique).
· Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint.
· Maitriser les techniques de classement et d'archivage.
· Savoir rendre compte.
· Travail en équipe.
Savoir être
Diplomatie.
Rigueur, sens de l'organisation, savoir planifier et hiérarchiser les priorités.
Capacité d'adaptation.
Discrétion et respect du secret professionnel.
Bonne maitrise de soi et capacité à gérer le stress.
Sens de l'écoute et de l'accueil.
Loyauté.
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- dgs@enscm.fr sur la nature des fonctions
- ressources.humaines@enscm.fr 04.67.14.43.72 sur les conditions de recrutement
Qui sommes-nous ?
L' Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Montpellier (ENSCM) est un établissement public national à caractère scientifique, culturel et professionnel placé sous la tutelle de la ministre chargée de l'enseignement supérieur et de la recherche, et disposant des responsabilités et compétences élargies depuis 2011.
L’ENSCM a intégré l’établissement expérimental Université de Montpellier (EPE) au 1er janvier 2022 en tant qu’établissement composante. Elle accueille 410 étudiants dans la formation Ingénieur
chimiste dont 63 apprentis et partage la tutelle de 4 instituts de recherche.
Elle est le support de l’Institut Carnot Chimie Balard CIRIMAT.
L’ENSCM emploie 130 personnels dont 42 enseignants et enseignants-chercheurs titulaires, 41 IATSS titulaires et une centaine d’intervenants extérieurs par an.
Le budget annuel consolidé de l’ENSCM est de près de 14 millions d’euros.
Descriptif du service
Le secrétariat de direction est positionné auprès de la direction et est composé de deux agents.
Placé(e) sous l’autorité du directeur et de la directrice générale des services, l’assistant/e de direction assure les tâches administratives et logistiques liées aux activités de la Direction, dans le respect des règles et procédures administratives.
Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de l’établissement. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle est l’interface avec les services et les différents partenaires de l’école.
À propos de l'offre
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Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) devront être adressées par courrier électronique, à l’attention de monsieur le Directeur de l’ENSCM, 240 avenue du professeur Emile Jeanbrau, 34090 Montpellier, aux deux adresses suivantes :
dgs@enscm.fr et ressources.humaines@enscm.fr
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· Disponibilité et contraintes horaires ponctuellement
. Multiplicité des acteurs et interlocuteurs (services internes de l’Ecole, Université de Montpellier, MESRI, partenaires externes…).
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Support de fonctionnaire vacant.
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Vacant à partir du 15/06/2026
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Assistante / Assistant de direction
