Assistant(e) de formations
Référence : 2026-2258406
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CREPS de Vichy
CREPS Auvergne-Rhône-Alpes-Vichy - Localisation : BELLERIVE SUR ALLIER
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Gestion administrative des formations et suivi des parcours des stagiaires
- Constituer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires
- Gérer les inscriptions et vérifier la conformité des pièces administratives
- Établir les conventions et contrats de formation
- Assurer le suivi des financements (Région, CPF, employeurs, etc.)
- Suivre les présences et absences des stagiaires
- Produire les documents administratifs : attestations, certificats de formation, convocations, relevés de résultats…
- Assurer le suivi administratif des évaluations et certifications
- Préparer les sessions de formation et d’examen : convocations des stagiaires, des formateurs et des jurys
Gestion des données et reporting
- Mettre à jour les bases de données des stagiaires et des formations
- Produire des tableaux de suivi (effectifs, financements, résultats) et participer aux bilans d’activité du service formation
Accueil et information des publics
- Informer les candidats et stagiaires sur les procédures administratives
- Répondre aux demandes des partenaires et financeurs
- Assurer l’accueil administratif des stagiaires
Activités complémentaires
- Participer à la démarche qualité des organismes de formation (ex. certification qualité)
- Contribuer à l’amélioration des procédures administratives
- Assurer l’archivage et la gestion documentaire des formations
Profil recherché
Connaissances :
- Organisation de la formation professionnelle - Comprendre les dispositifs, acteurs et circuits administratifs de la formation ;
- Réglementation des diplômes du sport et de l’animation - Connaître les principes généraux et appliquer les règles administratives associées ;
- Fonctionnement d’un établissement public administratif - Comprendre les règles de fonctionnement et l’environnement institutionnel ;
- Procédures administratives et gestion documentaire - Appliquer et sécuriser les procédures administratives liées à la formation ;
- Outils bureautiques et logiciels de gestion - Utiliser les outils de traitement de texte, tableurs et logiciels de gestion de formation.
Savoir-faire :
- Gestion administrative des dossiers de stagiaires : constituer, vérifier et suivre les dossiers administratifs dans le respect des procédures et des échéances ;
- Suivi administratif des actions de formation : assurer le suivi des présences, attestations, conventions et documents liés aux parcours de formation ;
- Organisation administrative des sessions de formation et d’évaluation : préparer les convocations, gérer les calendriers et coordonner les éléments administratifs nécessaires aux sessions ;
- Production de documents administratifs : rédiger des courriers, attestations, conventions et documents officiels ;
- Gestion et mise à jour des bases de données de formation : alimenter et fiabiliser les outils de suivi (tableaux, logiciels, bases de données) ;
- Accueil et information des usagers (stagiaires, candidats) : informer sur les procédures administratives et accompagner les démarches ;
- Suivi statistique et reporting de l’activité formation : produire des tableaux de suivi et transmettre les données nécessaires aux bilans d’activité ;
- Participation à la démarche qualité de la formation : appliquer les procédures qualité et signaler les écarts ou dysfonctionnements ;
- Utiliser plusieurs applications métier et application de gestion (X4, FOROMES, EOS…).
Savoir-être :
- Organisation et gestion des priorités : gérer simultanément plusieurs dossiers et respecter les échéances administratives ;
- Rigueur administrative : garantir la fiabilité des données et la conformité des documents ;
- Travail en équipe : coopérer avec l’équipe pédagogique et administrative du département formation, et avec les agents des autres départements ;
- Communication professionnelle : adapter son discours aux différents interlocuteurs (stagiaires, formateurs, partenaires) ;
- Sens du service public : accueillir et accompagner les usagers avec neutralité et équité ;
- Adaptabilité : s’ajuster aux évolutions des procédures et de la réglementation ainsi qu’aux contraintes organisationnelles.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Missions de la structure :
Etablissement public local de formation dans les domaines du sport, de la jeunesse et de l'éducation populaire sous tutelle du ministère des Sports et de la Région Auvergne-Rhône-Alpes le CREPS était doté d’un budget de l’ordre de 8,5 M€ pour l’année 2025. Le CREPS Auvergne-Rhône-Alpes / Vichy qui emploie 84 agents assure au nom de l'Etat, les missions suivantes :
· Assurer en lien avec les fédérations sportives, la formation et la préparation de sportifs de haut niveau ;
· Participer au réseau national du sport de haut niveau et assurer le fonctionnement des pôles nationaux de ressources et d'expertise dans les domaines du sport, de la jeunesse et de l'éducation populaire ;
· Mettre en œuvre des formations initiales et continues dans les domaines des activités physiques ou sportives et dans les domaines de la jeunesse et de l'éducation populaire, conformément aux objectifs nationaux et en lien avec le schéma régional des formations de la région concernée ;
· Assurer la formation initiale et continue des agents de l'Etat exerçant leurs missions dans les domaines du sport, de la jeunesse et de l'éducation populaire.
Descriptif du service
Le CREPS Auvergne-Rhône-Alpes / Vichy peut assurer au nom de la Région, les missions suivantes :
· Assurer l'accueil et l'accompagnement de sportifs régionaux, le cas échéant par le biais de conventions entre régions fixant les modalités de leur prise en charge ;
· Promouvoir des actions en faveur du sport au service de la santé et du sport pour tous ;
· Développer des activités en faveur de la jeunesse et de l'éducation populaire ;
· Mettre en œuvre des offres de formation aux métiers du sport et de l'animation, conformément aux besoins identifiés par le schéma régional des formations.
Missions du département formation professionnelle et apprentissage :
Proposer, concevoir, mettre en œuvre et évaluer les actions de formation dans les secteurs du sport, de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative dans le cadre défini par les textes législatifs et réglementaires et les orientations politiques de l’Etat et de la Région, en cohérence avec les finalités et objectifs définis par le chef d’établissement.
À propos de l'offre
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Partenaires institutionnels : DRAJES, Conseil Régional, services chargés du sport ; responsables sportifs et associatifs, CFA, AFDAS et autres OPCO ; CREPS de Montpellier (X4), services publics de l’emploi et de l’orientation.
Formation prévue dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :
- Applications métier (administration X4, FOROMES…)
- Autres formations selon les besoins
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Vacant à partir du 01/07/2026
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Secrétaire
