Assistant(e) de gestion
Référence : 2026-2402313
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Secrétariat général - DIR-SG SUD-EST
DIR SG Sud Est - Localisation : 350 avenue du Club hippique 13100 Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires IFSE 2
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’assistante de gestion a pour mission :
Pour la partie assistante de gestion du DI :
o D’assurer des tâches de gestion budgétaires et comptable sur l’ensemble des programmes (BOP) dont le DI a la charge (166,107,182,723, 362…) :
§ Traitement des factures (extraction et traitement dans chorus PRO ou chorus S4HANA, établissement des états d’acompte et SF dans chorus Formulaire, suivi …)
§ Traitement des engagement juridiques (vérification des pièces administratives, création des DA dans chorus Formulaire ou PLACE, établissement des courriers de notification et notification par PLACE, …)
§ Suivi de l’exécution administrative des marchés publics : ajustement des EJ, notifications des avenants ou actes spéciaux de sous-traitance, …, tenue à jour du tableau financier de l’opération, …)
§ Suivi des tableaux financiers des opérations immobilières avec relances des fournisseurs
§ Tenue des tableaux de suivi de factures, des EJ, …
§ Echange avec les prestataires pour accompagnement dans les dépôts des factures
Pour la partie secrétariat du DI, en binôme avec la seconde assistante de gestion :
o D’assurer l’accueil téléphonique et de les orienter vers les interlocuteurs adaptés,
o De réceptionner le courrier entrant, de l’enregistrer et de procéder à la répartition,
o D’assurer des fonctions de secrétariat pour les dossiers comptables et l’enregistrement du courrier en général (enregistrement arrivée départ, …).
Il sera particulièrement apprécié pour ce poste une expérience confirmée dans la gestion des marchés publics complexes. Le département immobilier a une activité intense qui nécessite un très fort investissement et une maîtrise des enjeux liés aux marchés publics de travaux et de prestations intellectuelles. L’assistante de gestion doit faire preuve d’une rigueur importante et d’une connaissance fine des processus immobiliers et comptable afin d’éclairer les chefs de projets ou de corriger des coquilles éventuelles dans le processus comptable. Une maîtrise de l’outil PLACE, CHORUS (PRO, formulaire et S4HANA) et Excel est demandée. Les tâches dévolues à l’assistante de gestion sont lourdes tout au long de l’année notamment pour fluidifier le travail du pôle et plus particulièrement en clôture budgétaire qui débute mi-août jusqu’au 31/12 inclus.
Profil recherché
Connaissances
Utilisation des logiciels et applications informatiques : S4HANA, Chorus Pro, Chorus formulaire
Expert
Utilisation du logiciel PLACE
Expert
Pack Office (Word, Excel…) – Modification des documents comptable
Maîtrise
Code de la commande Public et CCAG
Connaissances
Savoir-être
Avoir une aisance relationnelle
Maitrise
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie (gestion des litiges fournisseurs)
Maitrise
Aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés sur des sujets différents
Maitrise
Goût du travail en équipe, aptitude à dynamiser les partenaires, à initier, expérimenter
Expert
Sens du contact et des relations humaines, sens de la diplomatie
Expert
Anticipation et rigueur d’exécution
Expert
Savoir-faire
Maitriser l’outil PLACE et S4HANA
Expert
Maîtriser l’outil chorus PRO / formulaire (DA et SF)
Expert
Analyser et expertiser
Maîtrise
Organiser et anticiper
Expert
Sens de l’initiative
Maitrise
Capacité d’adaptation
Expert
Rigueur intellectuelle, capacité d’analyse et de synthèse
Expert
Sens de l’organisation
Expert
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Une expérience antérieure comme assistante de gestion au sein d’une structure publique est souhaitée. Une expérience au sein d’un pôle gestion en charge de marchés complexe est fortement souhaitable. La connaissance du ministère de la justice serait un plus.
Offres de formation associées à votre prise de poste
Des formations seront proposées au candidat pour lui permettre d’acquérir ou de renforcer les compétences professionnelles requises
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Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Florence.chehrian@justice.gouv.fr
- nicolas.cabassud@justice.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Missions et organisation du service
Le secrétariat général du ministère de la justice assure une mission générale de coordination et de soutien des services du ministère. Il exerce les fonctions prévues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet relatif aux secrétariats généraux des ministères.
Missions et organisation de la délégation interrégionale et du département de l’immobilier :
Les délégations interrégionales du secrétariat général du ministère de la justice sont chargées d’apporter leur soutien :
· aux juridictions et aux services déconcentrés dans le domaine de l’action sociale, de la formation continue généraliste, de l’hygiène, de la santé et de la sécurité au travail, du handicap, de l’informatique et des télécommunications, de l’immobilier, des achats et des marchés publics ;
· dans le domaine de l’exécution budgétaire et comptable aux services déconcentrés, et s’agissant des opérations d’investissement immobilier aux juridictions.
Au nombre de 9, les délégations interrégionales sont composées des départements « des ressources humaines et de l’action sociale », « de la performance financière, des achats et de la conformité », « de l’immobilier » et « de l’informatique et des télécommunications ».
Chaque délégation interrégionale est dirigée par un délégué interrégional, placé sous l’autorité du secrétaire général du ministère de la justice. Il a autorité sur les départements de la délégation interrégionale.
Descriptif du service
Les départements sont également placés sous la direction fonctionnelle des services ministériels de leur champ de compétence.
Le département de l’immobilier (DI) est placé sous la direction d’un chef de département, ainsi que sous la direction fonctionnelle du Service de l’Immobilier Ministériel (SIM).
Au sein de la délégation interrégionale, le département de l'immobilier (DI) est chargé :
· d’assurer la maîtrise d’ouvrage des opérations d'investissement immobilier qui leur sont confiées et de rendre compte de leur avancement ;
· de réaliser toutes études nécessaires à la connaissance du patrimoine du ministère, de participer à la mise à jour de l’inventaire du parc immobilier ;
· de conseiller et assister les chefs de cour d'appel et les responsables des services déconcentrés du ministère dans le cadre de l’élaboration de la programmation immobilière et dans tous domaines touchant à la gestion du patrimoine immobilier
· d’assurer la relation avec les responsables régionaux de la politique immobilière de l’Etat, et d’animer la politique immobilière ministérielle.
À propos de l'offre
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Organisation de travail :
Conditions de travail : Télétravail possible selon l’organisation du pôle
Restauration :
Une salle de convivialité/cafétéria est mise à disposition des personnels de la délégation. Equipée à cet effet, il est possible d’y déjeuner ou de prendre une pause.
La note de service n°9 du 2 juin 2025 fixe les conditions d’utilisation de ce lieu de repos et de détente (note de service disponible sur l’espace partagé de la délégation).
La délégation a également signé une convention avec un prestataire de livraison de déjeuners : « Refectory ».
Des tarifs ont été négociés et il est possible de bénéficier d’une participation ministérielle au coût du repas en fonction de l’indice détenu.
A Aix en Provence, les personnels peuvent enfin accéder, en présentant leur carte professionnelle et une copie de l’entête de leur bulletin de salaire au restaurant administratif de la Cour d’Appel situé Place Verdun dans le centre-ville.
Accessibilité en transport / Parking :
Par gare TGV :
Située en à 18 kms du centre- ville, elle dessert Marseille, Avignon, Nice, Paris
La gare TGV est située à 25 minutes en voiture de la DIR-SG Sud-Est.
Par gare SNCF :
Située en centre-ville, elle dessert Marseille, Gardanne, Manosque (04) et Sisteron (04).
La gare SNCF est située à 15 minutes à pied de la DIR-SG Sud-Est
Par autoroute :
Autoroute A7 - A46 et A8 Paris (780 km) Lyon (300 km) Nice (175 km)
Sortie : Aix Pont de l’Arc. -
Vacant à partir du 01/03/2027
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Assistante / Assistant de direction
