Assistant.e de service.s mutualisés DGDI-DDO
Référence : 2025-2020828
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut national de recherche en sciences et technologies du numérique (INRIA)
Inria - Localisation : Rocquncourt
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Secrétariat
- Organiser les agendas et les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements…).
- Réception et envoi du courrier de la direction
- Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
- Assurer la gestion des missions dans Portail Missions et dans Oreli
Organisation et gestion administrative
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …
- Contribuer et aider les chef.fe de services, initier les dossiers d’achat à l’aide des devis, renseigner les fiches de liaison, vérification des marchés, le cas échéant, transmission du devis et de la fiche de liaison au service gestion administrative et financière de la DGDI. Assurer l’information des prestations exécutées vis-à-vis de ce service.
- Assurer le suivi des menues dépenses et des paiements en carte achat
- Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique, …).
- Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) de service(s).
- Mission RH lors de l’arrivée d’un nouvel agent
Communication
- Assurer l’interface des services avec les différents acteurs internes et externes par délégation (accueil, transmission, relais d’information, …).
- Contribuer à l’organisation de la vie interne des services (accueil des nouveaux arrivants, transmission et rappel d’informations importantes, …).
- Elaborer des documents (notes, rapports, procédures, …) et en assurer la diffusion.
Profil recherché
Savoirs
- Connaître les procédures administratives et les réglementations de la fonction publique.
- Connaître l’environnement de la recherche et le fonctionnement de l’institut (scientifique, administratif, organisationnel).
- Connaître les principes de gestion budgétaire (ressources propres, subventions, FRM,…).
- Connaître les process clés RH (calendriers, catégories de personnel,…).
Savoir-faire
- Maîtriser les techniques de secrétariat.
- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie, partage, mybox) ainsi que les outils spécifiques à l’institut.
- Disposer d’un anglais de niveau "utilisateur élémentaire" (A2) à "utilisateur indépendant" (B1) (source : Cadre européen commun de référence pour les langues).
- S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service.
- Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets.
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
- Mettre en œuvre les techniques de reporting.
- Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord.
- Mettre en œuvre les techniques budgétaires.
- Appliquer les procédures administratives.
- Constituer un fond documentaire et un réseau d’interlocuteurs.
Savoir-être
- Etre disponible et à l’écoute.
- Etre ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement,…).
- Etre autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités).
- Travailler en équipe.
- Etre rigoureux(se).
- Respecter la confidentialité.
- Faire preuve de créativité et être force de proposition.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Formations générales
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Inria est l’institut national de recherche en sciences et technologies du numérique.
Avec ses 10 centres régionaux, Inria accompagne le développement des grandes universités de recherche, au cœur des écosystèmes industriels et entrepreneuriaux du numérique en France. Le siège et Inria Chile complètent les sites Inria.
La recherche de rang mondial, l’innovation technologique et le risque entrepreneurial constituent son ADN.
Au sein de 220 équipes-projets, pour la plupart communes avec les grandes universités de recherche, plus de 3 900 chercheurs et ingénieurs y explorent des voies nouvelles, souvent dans l’interdisciplinarité et en collaboration avec des partenaires industriels pour répondre à des défis ambitieux.
Institut technologique, Inria soutient la diversité des voies de l’innovation : de l’édition open source de logiciels à la création de startups technologiques (Deeptech).
Créé pour être au carrefour entre le monde académique et l’industrie, Inria est positionné sur les nouvelles frontières de la recherche numérique.
Pionnier pour faire émerger les nouvelles disciplines à partir des mathématiques appliquées et de l’informatique, également pionnier pour accompagner la dynamique des startups technologiques en France et en Europe, l’institut a été visionnaire et précurseur dans de nombreux domaines (calcul scientifique, Internet, Web).
“Être pionnier, savoir prendre des risques, créer de la valeur pour la société et l’économie”
Descriptif du service
L’assistante de service mutualisés apporte un support administratif aux responsables et aux membres du ou des service(s). Elle facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs. Elle contribue à l’organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines
À propos de l'offre
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L’assistante de service(s) mutualisés peut être amenée, en fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, à prendre en charge une ou plusieurs activités, parmi les exemples ci-dessous :
Achats
- Contrôler les éléments relatifs à la demande d’achat et relayer les informations aux services/personnes concernées
- Gestion et suivi des fournitures en lien avec le service gestion administrative et financière
Documentation
- Participer à la gestion des archives administratives (acquisition et traitement documentaire pour mise à disposition, recensement)
Compétences liées aux activités (hors spécifiques)
Savoirs
- Connaître les procédures administratives et les réglementations de la fonction publique.
- Connaître l’environnement de la recherche et le fonctionnement de l’institut (scientifique, administratif, organisationnel).
- Connaître les principes de gestion budgétaire (ressources propres, subventions, FRM,…).
- Connaître les process clés RH (calendriers, catégories de personnel,…).
Savoir-faire
- Maîtriser les techniques de secrétariat.
- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie, partage, mybox) ainsi que les outils spécifiques à l’institut.
- Disposer d’un anglais de niveau "utilisateur élémentaire" (A2) à "utilisateur indépendant" (B1) (source : Cadre européen commun de référence pour les la -
Vacant à partir du 01/09/2025
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Secrétaire
