Assistant(e) documentation (H/F) - COMMUNE DE SAINT PAUL
Référence : O978260526000058
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Paul
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du Responsable Documentation et Archives, l’Assistant documentation assure la gestion, l’alimentation et l’actualisation du fonds documentaire de la commune. Il assure l’accueil, l’information et la recherche de documentation pour les besoins des services et du public extérieur.
- Temps complet : 35 heures.
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Activités principales
Gestion de l’information
· Réceptionner, enregistrer et traiter le courrier arrivé et départ
· Enregistrer les documents entrants ou sortants des services
· Traiter des courriers divers (notes de service, réclamations, fax)
· Transmettre aux services concernés, reprographier, ventiler
· Répertorier et classer les documents
Gestion du fonds documentaire
· Constituer et classer les dossiers thématiques
· Recherche articles de presse pour alimenter la documentation thématique
· Alimenter le fonds documentaire (synthèse de quotidiens et revues)
· Éditer les factures, transmettre aux services
Veille et mise à jour de l’information
· Mettre à jour les dossiers à réception des documents
· Alimenter le fichier documentaire
· Alimenter le fichier presse
Accueil et information du public à titre non principal
· Accueillir le public sur place et au téléphone
· Informer, renseigner, procurer l’information en interne et externe
· Réaliser les recherches documentaires à la demande des services ou du public
Profil recherché
· Niveau Bac minimum
· Avoir une bonne connaissance des localisations des services
· Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
· Maitrise des outils bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT)
· Connaissance des plans de classement
· Solides notions sur l’historique de la commune
· Connaissance des différents supports et types de documents, leurs contraintes techniques et de conservation, qu’ils soient physiques ou numériques
· Connaissance des procédures administratives
· Connaissance sommaire des droits de la propriété intellectuelle, des droits patrimoniaux, des droits liés à Internet
· Principes et mise en œuvre des systèmes d’information documentaire, de leurs évolutions
· Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
· Bonnes qualités relationnelles
· Sens de la diplomatie
· Être capable de rendre l’information accessible, utile et exploitable
· Être capable de s’adapter aux besoins spécifiques de publics distincts
· Être capable d’évaluer la fiabilité, la validité et la qualité de l’information ou d’un document
· Maîtrise des applications informatiques spécialisées, en particulier pour la gestion documentaire, la numérisation des documents, la veille et les NTIC
· Maîtrise de l’utilisation d’Internet
· Maitrise des logiciels du service
· Méthodique
· Rigueur
· Disponibilité
· Sens de l’organisation
· Sens de l’accueil, de l’écoute et de la communication
· Sens des responsabilités
· Capacité de réactivité et d’adaptation
· Bonne culture générale
À propos de l'offre
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Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire au plus tard le 29/06/2026. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Via le lien de publication ci-dessous.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 15/07/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
