Assistant·e en gestion administrative
Référence : 2026-2296757
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse
Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse Direction de la Recherche - Localisation : Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels grille ASIRF € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La personne recrutée sera affectée au sein de la Direction de la recherche.
Missions et activités du poste
Rattaché·e à la Directrice de la Recherche et en lien avec le Chargé d’aide au Pilotage de la Recherche, vous coordonnerez et/ou réaliserez, de manière polyvalente et autonome, dans des contextes nationaux et internationaux, des activités de gestion administrative, financière, juridique et/ou de ressources humaines.
Par ailleurs, ces missions requièrent autonomie et réactivité, ainsi qu’une grande capacité à travailler avec de nombreux partenaires internes et externes (laboratoires, directions et services fonctionnels, ComUE / UT, autres établissements de l’enseignement supérieur, Région Occitanie, EPST, organismes de recherche...).
Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :
Responsabilité administrative des études doctorales
- Assurer la gestion administrative et le suivi des doctorant·es.
- Instruire les dossiers de cotutelle et assurer le suivi des conventions associées.
- Mettre en œuvre les conventions de reversement avec les partenaires publics.
- Accompagner le Pôle scolarité dans le traitement des situations particulières et des dossiers complexes.
- Assurer l’instruction des contrats doctoraux et des dossiers de soutenance.
- Coordonner les demandes de confidentialité, d’embargo ou de huis clos.
- Exercer le rôle de référent·e ADUM.
- Assurer un soutien administratif aux instances du Collège Doctoral de l’Université de Toulouse.
Fonctionnement de la Direction de la Recherche
- Participer à l’élaboration et au suivi du budget de la direction.
- Produire tableaux de bord, indicateurs, bilans et statistiques.
- Alimenter les bases de données et contribuer aux enquêtes institutionnelles ainsi qu’au rapport d’activité.
- Exercer le rôle de référent·e RNSR.
- Participer à l’amélioration des procédures et outils de gestion.
- Assurer une veille réglementaire et la gestion administrative courante de la direction.
Organisation de réunions et soutien à la politique de la recherche
- Organiser les réunions et instances : planification, convocations, préparation des supports, comptes rendus et suivi des actions.
- Assurer la coordination logistique de la Direction de la Recherche.
- Interface avec les autres services et organismes
- Assurer les relations avec les laboratoires, écoles doctorales, partenaires et services de l’établissement.
- Informer, conseiller et accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches.
Communication
- Diffuser les appels à projets scientifiques auprès des personnels de recherche.
- Participer à l’élaboration des supports de communication et à l’organisation des événements de la Direction de la Recherche et du Conseil Scientifique.
- Assurer la circulation de l’information entre les services et les partenaires externes.
Ces missions pourront évoluer en fonction des besoins et de l’organisation de la Direction de la Recherche.
Profil recherché
Profil recherché
De formation initiale niveau + 3 ou supérieure, vous bénéficiez d’une expérience dans le domaine de la gestion administrative dans l’enseignement supérieur et la recherche.
Reconnu·e pour votre sens de l’organisation et votre forte capacité d’adaptation
Votre capacité à travailler en équipe associée à votre réactivité seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions.
Compétences et connaissances attendues
Connaissances
- Objectifs et projets de l’établissement
- Techniques de management
- Gestion des groupes et des conflits
- Organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Politique de la recherche et de l’innovation
- Droit public
- Droit des contrats
- Environnement et réseaux professionnels
- Méthodologie de conduite de projet
- Techniques d’élaboration de documents
- Connaissances budgétaires générales
- Application des finances publiques à l’enseignement supérieur et à la recherche
- Techniques de communication
- Connaissance générale des ressources humaines
- Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles
- Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports ou des documents
- Créer les conditions favorables à un entretien
- Conduire des entretiens
- Déléguer et évaluer
- Encadrer / animer une équipe
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Élaborer des éléments de langage
- Concevoir des tableaux de bord et de suivi
Compétences comportementales
- Rigueur / fiabilité
- Réactivité
- Sens relationnel
Contrat
- CDD de 12 mois, période d’essai de 2 mois.
- Date de début du contrat : 1er septembre 2026
- En fonction de la grille de rémunération fonction publique des assistant·es ingénieur·es de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences
- Horaire hebdomadaire 37h30
- Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse (INSA Toulouse) est une grande école publique d’ingénieurs, pluridisciplinaire et à vocation internationale, reconnue pour l’excellence de ses formations et la qualité de sa recherche. Placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, l’INSA Toulouse est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) accrédité par la Commission des titres d’ingénieur.
Depuis l’accueil de ses premiers étudiants en 1963, l’INSA Toulouse a connu un développement continu et accueille aujourd’hui plus de 3 300 étudiants. L’établissement diplôme chaque année environ 540 ingénieurs et ingénieures, formés dans le respect de valeurs humanistes constitutives de son modèle.
L’INSA Toulouse met en œuvre un modèle de formation innovant, dans tous les domaines de l'ingénierie, étroitement adossé à une recherche à fort impact, structuré autour de cinq enjeux sociétaux majeurs qui orientent sa stratégie scientifique.
Afin de renforcer son positionnement et son rayonnement, l’INSA Toulouse s’inscrit au cœur d’un écosystème structurant articulé autour de trois piliers complémentaires : le Groupe INSA, l’Université de Toulouse en tant qu’établissement public expérimental (EPE) et l’alliance européenne ECIU University.
Descriptif du service
L’activité de formation et de recherche de l’établissement est organisée autour de huit départements de spécialité, de centres dédiés, de huit laboratoires de recherche, de trois unités mixtes de services / unités d’appui à la recherche, ainsi que de services supports et soutien concourant à la mise en œuvre de ses missions.
La réalisation de l’ensemble des missions de l’INSA Toulouse repose sur un effectif de 764 personnels, comprenant 317 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 447 personnels BIATSS, auxquels s’ajoutent environ 850 vacataires.
À propos de l'offre
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Informations complémentaires
- Dispositif d’accompagnement et de formation performant et motivant
- Conditions de vie au travail et modalités d’organisation du travail attractives
- Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
- Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après période d’intégration
- Protection Sociale Complémentaire obligatoire avec prise en charge à 50% du régime socle.
- Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
- Parking réservé INSA
- Accès aux services de restauration de l’INSA
- Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles et sportives.)
- L’INSA Toulouse est engagé en faveur de l’égalité, la diversité et l’inclusion
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Vacant à partir du 01/07/2026
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Assistante / Assistant de direction
