Chargé de coordination administrative - VILLE PONTARLIER

Au sein du Service Administratif Mutualisé (SAM) et sous la responsabilité de votre supérieur hiérarchique, vous assurez un rôle de coordination et d’appui fonctionnel dans le cadre de l’évolution des outils numériques et des méthodes de travail du Département Technique Patrimoine Environnement, en lien avec les directions opérationnelles, les directions ressources et les outils métiers existants.

Missions :
- Participer à l’amélioration et à la simplification des procédures administratives en contribuant aux projets de modernisation administrative et numérique du Département Technique Patrimoine Environnement (gestion électronique du courrier, agent virtuel d’accueil, etc.) ;

- Procéder à la coordination des outils numériques et métiers utilisés au sein du département afin de garantir l’amélioration des circuits de transmission et de suivi des informations ;

- Piloter, sous l’autorité du responsable, la suppression des traitements manuels et des doubles saisies, en premier lieu sur la thématique du temps de travail en fiabilisant le suivi des données administratives liées notamment aux horaires, absences, astreintes et organisations de travail ;

- Assurer un rôle d’interface entre les services opérationnels, les directions ressources et les utilisateurs des outils s’agissant du champ de la dématérialisation et de l’automatisation des traitements ;

- Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations des procédures et méthodes de travail ;

- Accompagner les agents dans l’utilisation des outils et procédures administratives ;

- Suivre des tableaux de bord et indicateurs liés à l’activité du service ;

- Assurer toutes autres tâches administratives (archivage, accueil, participer à l’organisation des réunions et commissions, gestion des courriers, traitement des sollicitations dans le cadre de l’application de démocratie citoyenne…).