Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel H/F

·         Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière) ;

·         Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes (y compris en anglais) ;

·         Assister la direction d’un laboratoire ;

·         Organiser l’évènementiel du laboratoire (assemblée générale, journée des doctorants, colloque, séminaires, soutenance de thèse) en mobilisant et coordonnant les moyens humains, matériels, financiers ;

·         Mettre à jour le site internet du laboratoire ;

·         Répondre aux enquêtes des tutelles du laboratoire (CNRS, Centrale Lille, Ulille, ENSAM, ONERA) ;

·         Gérer les agendas et contrôler les échéances ;

·         Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;

·         Retranscrire des informations orales à l'écrit ;

·         Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser ;

·         Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;

·         Classer et archiver des documents ;

·         Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein du laboratoire et du pole AER, communiquer avec les services de Centrale Lille et les prestataires extérieurs ;

·         Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité ;

·         Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité sur les activités relevant de son périmètre ;

·         Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure ;

·         Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité.