Suivi contractuel et reporting

• Maîtriser et appliquer les dispositions de la convention de financement FranceAgriMer et de l’accord de consortium.
• Veiller au respect des obligations contractuelles, réglementaires et calendaires par l’ensemble des partenaires.
• Identifier les besoins de modifications contractuelles ou budgétaires et contribuer à la préparation des demandes d’avenants.
• Mettre en place et actualiser le reporting scientifique, administratif et financier.
• Élaborer les trames de collecte des informations auprès des partenaires.
• Centraliser, vérifier, harmoniser et consolider les contributions des partenaires.
• Participer à la rédaction des rapports annuels, bilans d’étape et documents destinés au financeur.
• Assurer le suivi des livrables, jalons, indicateurs de réalisation, de résultats et d’impact.
• Participer à la mise à jour du plan de gestion des données du projet.

Gestion administrative et financière

• Assurer le suivi budgétaire du projet, en lien avec les gestionnaires d’unité et les services financiers d’INRAE.
• Élaborer et actualiser les prévisions budgétaires annuelles des différentes unités INRAE impliquées.
• Contrôler l’affectation des dépenses par partenaire, axe de travail et exercice budgétaire.
• Assurer le suivi et l’archivage des justificatifs nécessaires aux demandes de paiement et à la justification finale du projet.
• Suivre les dépenses de personnel, les missions, les prestations, les consommables et les acquisitions de matériel.
• Préparer et suivre les bons de commande, les services faits, les factures et les bons de livraison.
• Tenir à jour les tableaux de suivi des commandes et des dépenses.
• Contrôler et valider les ordres de mission, les réservations, les états de frais et leur affectation budgétaire.
• Assurer le suivi des feuilles de temps des personnels mobilisés sur le projet.
• Accompagner les partenaires dans la compréhension des règles d’éligibilité et de justification des dépenses.

Gestion des ressources humaines et appui aux équipes

• Assurer le suivi administratif des recrutements, contrats, conventions de stage et prolongations.
• Accompagner l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
• Assurer, en l’absence du gestionnaire de l’unité, la continuité de certaines activités administratives et logistiques : traitement et réception des commandes, expédition de colis, validation des ordres de mission et suivi des dossiers RH.

Organisation et communication

• Organiser la logistique des réunions et événements du projet : salles, hébergements groupés, restauration, déplacements et accueil des participants.
• Contribuer à l’organisation de webinaires, journées techniques, rencontres scientifiques et événements de valorisation.
• Recenser les publications, communications, participations à des congrès et actions de diffusion réalisées par les partenaires.
• Proposer et coordonner des actions de communication mutualisées.
• Produire ou coordonner la production de contenus pour le site internet, les réseaux professionnels et les supports de communication du projet.