Che(fe) du secrétariat H/F

Vos activités principales
DFPO :
- aide à l’organisation du travail de direction
- assure l’accueil téléphonique et physique, filtrage des interlocuteurs du chef de site
- assure la mise à jour des contacts du service et du site : annuaire et organigramme
- aide à l’organisation et au déroulement des scolarités : rapports divers et port d’armes hors service.
- assure la diffusion et l’archivage des rapports
- gestion et élaboration du planning d’astreintes de la direction
- traitement de supports écrits
- réactualisation et diffusion des notes de services et notes d’informations, fiches réflexes
- gestion des parapheurs en signature du chef de site et de son adjoint
- réception, classement et diffusion des courriers (papier, courriel, et rescom)
- assure la gestion du courrier à l’arrivée et au départ sur le logiciel MAARCH
- assiste et rédige compte rendu de réunion DFPO , RETEX….
- gestion des réservations salle
-organisation des réunions
- établissement des dossiers frais d’intervenants
- amplitude : réservation de transports et d’hébergements
- aide à l’organisation des élections du conseil d’administration
- participe à la préparation de cérémonie ( sortie de promotion, remise de médailles…) ,suppléant voix off.
- référent sur dossiers en lien avec le site de Saint-Cyr-au-Mont-d’Or, organisation de réunions entre les deux sites.
- relais et saisie prévisionnel de congés
-saisie évaluation intervenant logiciel Logiform

Département des affaires générales :
- tâches administratives diverses
- rédige divers compte-rendus de réunion
- RH : trombinoscope
- finances : enregistre les services faits sur le logiciel PEP
Votre environnement professionnel
 ·         Activités du service
Toutes tâches afférentes à un secrétariat de direction

Composition et effectifs du service
1 agent contractuel
1 secrétaire administratif(ve)

 Liaisons hiérarchiques :
Le commandant de site de l’ENSP Cannes-Écluse- le commissaires adjoint au commandant de site
La cheffe du département des affaires générales

Liaisons fonctionnelles
Tous services de l’ENSP Cannes-Écluse et St Cyr au Mont d’Or et les divers interlocuteurs extérieurs