Coordinateur administratif/Coordinatrice administrative de la direction Réf. 14584-26
Référence : O093260423001194
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Saint-Ouen-sur-Seine
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Auprès de la directrice Générale adjointe et de la directrice, la coordinatrice administrative exerce une fonction d’assistante de
direction à forte valeur ajoutée : elle optimise l’agenda des directrices, fiabilise les circuits de décision, centralise l’information
utile. Elle sécurise la préparation des réunions et des dossiers, contribue au suivi des priorités, veille à la bonne circulation des
notes et documents sensibles et apporte un appui direct à la directrice et à la directrice adjointe sur l’agenda institutionnel, les
représentations extérieures et la coordination avec les services, le cabinet et le protocole.
Mission 1 : Appui direct à la direction : agenda, priorités, préparation des dossiers
Gérer l’agenda et l’emploi du temps (prise de rendez-vous, hiérarchisation des urgences, gestion des sollicitations).
Assurer l’accueil téléphonique et physique, le filtrage et l’orientation des interlocuteurs internes/externes.
Préparer et mettre à jour les dossiers pour les rendez-vous et réunions (collecte des notes, documentation, éléments de
contexte, suivi des demandes).
Organiser les réunions impliquant la direction (convocations, participants, réservation de salles, préparation matérielle).
Préparer les déplacements (réservations, logistique, ordres de mission, frais de mission)
Mission 2 : Gestion du courrier et de l’archivage
Assurer le suivi du courrier entrant/sortant (papier et dématérialisé) et la gestion des flux via les outils dédiés (Elise).
Organiser le tri, le classement, l’archivage (papier et numérique) des dossiers du jour.
Rédiger/saisir et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents professionnels.
Mission 3 : Animation interne et fonctions transversales de facilitation
Organiser des temps collectifs internes (séminaires, réunions élargies, petits-déjeuners) : logistique, convocations,
supports.
Assurer un rôle de référente GTA : lisibilité et suivi des congés/absences pour la direction.
Assurer un rôle de référente informatique en lien avec la DSI/PTNUM : préparation des arrivées (matériel, accès) et pour
les chefs de service et stagiaires direction.
Mission 4 : Gestion de l’agenda culturel institutionnel
Réponses aux demandes du protocole : vérification des financements en lien avec les services, recherche et transmission
des fiches iris.
Centralisation des invitations, transmission au Protocole
Mise à jour et suivi du tableau partagé des événements culture,
Envois des plaques pour les inaugurations, en lien avec la Direction de la communication
Profil recherché
Connaissances
Bonne maîtrise des outils de bureautique et collaboratifs, utilisés au quotidien pour organiser et partager l’information.
Compréhension de l’environnement administratif et institutionnel, avec une capacité à s’y repérer et à en intégrer les enjeux.
Respect des principes de déontologie et de probité, dans la gestion des dossiers et des échanges.
Savoir-faire
Capacité à transmettre une information clairement, à l’oral comme à l’écrit, en s’adaptant aux interlocuteurs.
Habitude de travailler en équipe ou en mode projet, avec une logique de coopération.
Aisance dans la rédaction de documents professionnels structurés et exploitables.
Bonne gestion des priorités, avec une capacité à organiser et planifier les tâches.
Approche pragmatique pour traiter les problèmes et faire avancer les situations.
Capacité à synthétiser l’essentiel et à cerner rapidement un besoin.
Positionnement et relationnel
À l’aise dans les relations de travail, avec un bon sens du collectif.
Capacité à garder une posture neutre et professionnelle selon les contextes.
Qualité d’écoute et interactions simples, directes et efficaces.
Qui sommes-nous ?
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/08/2026
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Responsable des ressources humaines
