Coordonnatrice administrative des prêts et expositions hors les murs (H/F)
Référence : 2026-2229194
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bibliothèque nationale de France (BNF)
- Localisation : BnF
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 26 772 et 39 540 € bruts/an € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires RIFSEEP2
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le coordinateur administratif ou la coordinatrice administrative du service des Prêts et Expositions extérieures est chargé(e) de la gestion des tâches administratives liées aux prêts d'œuvres et aux expositions hors-les-murs de la BnF. Il ou elle assiste la cheffe du service et la responsable du bureau des prêts pour certaines missions de secrétariat, et assure en particulier le suivi administratif des dossiers du Bureau des prêts qui gère l’ensemble des prêts d’œuvres appartenant aux collections de la BnF. Grâce à son rôle de liaison et de support administratif, il ou elle contribue à garantir une communication fluide et une organisation optimale pour l'ensemble des opérations du service.
Le/la titulaire du poste se verra confier les missions suivantes :
1/ Coordination administrative du bureau des prêts
- Préparation des Commissions des prêts (tous les trois mois) :
o Envoi des convocations aux réunions préparatoires et à la Commission ;
o Réception des demandes de prêt et vérification de la complétude des dossiers ;
o Création des dossiers de prêt papier et numériques sur le serveur et la base des prêts ;
o Diffusion auprès des départements des collections concernés ;
o Création et mise à jour du tableau de suivi des demandes ;
- Suivi administratif des courriers officiels et des contrats de prêt (envoi, réception), vérification des documents soumis à la signature du directeur et suivi du circuit de validation;
- Suivi des commandes photographiques liées aux prêts en collaboration avec les équipes techniques du département de la Reproduction ;
- Suivi de l’ensemble des facturations des frais liés aux prêts (établissement des devis, refacturation en lien avec le service des Recettes) ;
- Mise à jour du tableau de suivi administratif des dossiers de prêt ;
- Suivi des catalogues des expositions ayant bénéficié de prêts de la BnF ;
- Tri et archivage des dossiers de prêts papier selon les normes de l’établissement.
2/ Assister la cheffe de service et la responsable du bureau des prêts ;
- Gestion des agendas électroniques ;
- Organisation des réunions (salles, dossiers, invitations) ;
- Suivi du planning des congés ;
- Rédaction et partage des comptes-rendus des réunions de service ;
- Gestion du circuit du courrier et des parapheurs internes ;
- Accueil des visiteurs ;
- Classement des dossiers et gestion des archives du service ;
- Gestion et enrichissement du répertoire des contacts du service ;
- Participation à l’amélioration des outils et des procédures du service ;
- Suivi de certains dossiers transversaux, et notamment les opérations de gestion simple liées au personnel, aux locaux, aux fournitures et équipements informatiques grâce aux applications dédiées le cas échéant (ex. CSI, GAIA, etc.) ;
- Ponctuellement, saisie et mise en forme de documents.
Profil recherché
La connaissance du monde culturel ou muséal serait un plus.
· Savoirs
Connaissances administratives et financières des institutions publiques,
Compétences rédactionnelles et de communication,
Maîtrise des logiciels de bureautique et des bases de données de collections (Word, Excel, PPT, Lotus Notes, Webmuseo),
Pratique de l’anglais oral et écrit indispensable,
· Savoir-faire
Collecter, contrôler et vérifier l’exactitude et la complétude des données et/ou des informations,
Organiser son travail en fonction des délais, des contraintes, des objectifs et des flux,
Utiliser les outils bureautiques standards et les applications informatiques propres à sa spécialité,
Classer et archiver les dossiers conformément aux règles en vigueur.
· Savoir-être
Qualités relationnelles indispensables,
Adaptabilité aux différents interlocuteurs,
Sens de l’écoute et autonomie,
Efficacité, rigueur.
Localisation
Qui sommes-nous ?
La BnF, ce sont sept sites en France et une grande diversité de métiers. Conservateurs, bibliothécaires, artisans d’art, ingénieurs, médiateurs, gestionnaires… tous réunis par une même passion du patrimoine et du service aux publics.
Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l’un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde. Elle a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Ici, on conserve des livres bien sûr ! Mais les collections françaises, européennes et extra-européennes de la bibliothèque s’étendent des manuscrits jusqu’aux contenus audiovisuels en passant par les partitions de musique, les estampes, la photographie, les monnaies et les médailles, les cartes et les plans, les costumes de spectacles… et bien d’autres trésors encore. Elle gère le dépôt légal institué par François 1er en 1537, intégrant progressivement les nouveaux supports et médias, les objets numériques et le web.
Centre de recherche, d’étude et de culture connecté avec le monde, la BnF est l’héritière des collections royales constituées depuis le Moyen Âge, qui n’ont cessé de s’enrichir et de se diversifier à travers les siècles.
Elle développe des activités de recherche et de diffusion de la connaissance, grâce à l’organisation régulière d’expositions à destination du grand public et de nombreuses manifestations culturelles, conférences, colloques, concerts, sur ses sites et partout en France. Elle anime un réseau de coopération avec d’autres services documentaires en France et participe à différentes formes de coopération internationale.
La BnF accueille tous les publics et encourage chacun à faire le meilleur usage de ses collections, de ses espaces de travail, de lecture, de collaboration, de recherche et de culture. Elle met ses collections et ses solutions technologiques au service des chercheurs et des étudiants, mais aussi des passionnés, des simples curieux ou encore des jeunes publics et des familles.
La diversité des talents et des compétences qui animent au quotidien la Bnf est à l’image de la richesse de ses collections et de la multiplicité de ses ressources techniques et scientifiques.
Descriptif du service
La direction du Développement culturel et du musée regroupe, outre les services en charge des éditions, le département du Musée, des expositions et des manifestations, dont fait partie le service des Prêts et des expositions extérieures, composé d’une équipe de 8 personnes.
Le service des Prêts et des expositions extérieures a en charge la circulation des œuvres appartenant aux collections de la BnF, tous départements confondus. Les activités de prêts extérieurs représentent en moyenne 2 000 prêts par an pour 200 projets d’expositions ; le nombre d’expositions hors-les-murs et d’itinérances comprend chaque année en moyenne entre 8 et 10 projets, de formats divers, en France et à l’international.
Liaisons hiérarchiques :
L'adjointe à la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, responsable du bureau des prêts ;
La cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures.
Liaisons fonctionnelles :
- En interne : les quatre régisseuses du bureau des prêts, les correspondants des départements de la direction des Collections, le département des Images et prestations numériques, le service des Recettes, le service des Archives institutionnelles.
- En externe : les institutions demandeuses de prêt.
À propos de l'offre
-
Nous vous remercions de bien vouloir candidater sur la page emploi.bnf.fr disponible en cliquant sur "Postuler sur site employeur".
-
Horaires : travail d'équipe sur une amplitude allant de 8h00 à 20h00 tous les jours.
Travail jusqu’à 22 dimanches par an et certains jours fériés -
L.332-1
-
Vacant à partir du 01/06/2026
-
Chargée / Chargé d'instruction, de contrôle ou de suivi des opérations