Directeur -trice adjoint -e des Résidences du Neudorf H/F

Fonction : Adjoint-e au directeur des résidences du Neudorf
Encadrement :  Environ 25 agents
Description du poste
Sous l’autorité du Directeur des Résidences du Neudorf, l’Adjoint/e est chargé/e de coordonner, organiser et manager l’ensemble des services administratifs et de la veille ainsi que de remplacer le Directeur en son absence.

Activités principales :
1.      Gestion locative
Avant l’arrivée du résident
·         « EBAIL » : contrôle des dossiers notamment garants physiques et VISALE (saisie visa)
·         Contingents étudiants sous convention : vérification dossiers (relance, demande pièces)
·         « H3 Web » : Vérification pièces obligatoires (assurance, certificat de scolarité, RIB)
·         « Mes RDV » : Envoi du mail type de prise de RDV pour l’EDL d’entrée
·         Préparation du carton d’arrivée (clés, paiement, assurance en fonction des RDV du lendemain
·         Organise la réalisation des états des lieux d’entrée

Pendant le séjour de l’étudiant
·         À l’arrivée du résident : remise attestation CAF, code WIFI et de l’attestation d’hébergement
·         « H3 » : saisie des arrivées/départs et facturations dégradations/réparations.
·         « Ma Résidence » : saisit les demandes de réparations par suite des EDL
·         Contingents étudiants sous convention UNISTRA: veille au suivi du remplacement S1 et S2
·         Suivi des disponibilités. suivi du niveau de remplissage pour éviter le surbooking

Départ de l’étudiant
·         « Mes RDV » : Envoi du mail type de prise de RDV pour l’EDLS
·         Organise les états des lieux de sortie (EDLS) avec le Responsable de l’entretien
·         Saisit les demandes de réparations dans « Ma Résidence » après EDLS et facture dans «H3»

2.      Gestion comptable et juridique
·         Mandataire de la régie de l'hébergement (encaissement par TPE, chèques, etc.)
·         Transmission mensuelle des documents de gestion réglementaire par voie dématérialisée
·         Édition des lettres de rappel et mise en jeu de la garantie VISALE
·         Gère la caisse : utilisation et justification des menues dépenses en espèces
·         SDNT : Avec le Directeur, suit les dossiers contentieux et transmet à la DAFC et au service juridique
·         ORION : saisie et suivi des commandes dématérialisées (Bons de commande, Factures, Droits constatés et Réductions d’ordre et liquidation des dépenses)
·         Prépare, établit, transmet, suit les devis et factures d’hébergement
·         Commande sur « EPONA » pour les marchés concernés et suit les stocks (entrées, sorties, inventaires)
·         Responsable du suivi du stock de fournitures administratives et du réassort éventuel

3.      Management de l’ensemble de l’accueil-secrétariat et de la veille
·         Piloter, organiser et planifier le travail au sein du service administratif (y compris les étudiants)
·         Gestion des RH : effectif, planning, communication des absences et congés, CET.