Gestionnaire administratif et financier
Référence : 2026-2314807
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut de Physique du Globe de Paris (IPGP)
Institut de physique du globe de Paris (IPGP) - Localisation : Observatoire Volcanologique du Piton de la Fournaise (OVPF-IPGP), Plaine des Cafres, La Réunion
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon le profil € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Grille indiciaire des techniciens ou des assistants ingénieurs
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions
Le gestionnaire administratif devra réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures et assurer les fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique de l'observatoire volcanologique du Piton de la Fournaise (incluant les actions OVPF-IPGP au sein du REVOSIMA – Réseau de surveillance volcanologique et sismologique de Mayotte). Il travaillera en collaboration avec les services centraux de l'Institut de physique du globe de Paris.
Ses missions principales seront la gestion financière, budgétaire et comptable, l'accueil des personnes extérieurs (missionnaires, stagiaires, etc...).
Activités:
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière, budgétaire et comptable de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes l'information administratif, financier
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
- Tâches administratives courantes
- Réception, distribution, traitement, archivage des courriers et fax arrivés
- Rédaction de courriers administratifs
- Organisation du comité de liaison annuel
- Gestion du parc téléphone mobile (renouvellement de mobile, négociation des tarifs, remise en service des lignes coupées pour impayées)
- Gestion financière
- Utilisation d'un progiciel de type SAP (comptabilité analytique) pour :
- Élaborer des bons de commandes
- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations, ou par structure
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Contacter les fournisseurs pour le suivi des commandes (demande de devis, fiche fournisseur, suivi de la livraison et de la facturation)
- Préparer les demandes de budget de l’observatoire en lien avec le gestionnaire référent des observatoires volcanologiques et les directions scientifiques et techniques de l’observatoire
- Accueil (stagiaires, missionnaires)
- Traitement des demandes de stages, missions
- Montage de dossier de stage
- Accueil et accompagnement des stagiaires et missionnaires (conseil logement, déplacement)
- Gestion des missions « arrivées et départs » (réservation vols, hôtel, voiture)
Profil recherché
Compétences attendues:
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Sifac et Geslab)
- Mettre en œuvre une démarche qualité
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
Compétences spécifiques au poste
- Connaissance générale des règles et des techniques de la comptabilité
- Notions de base de la comptabilité publique et des procédures des marchés publiques
- Notions de base sur les circuits de décision en matière financière et comptable
- Sens du relationnel, pour la communication avec les usagers, les responsables de budgets, avec les autres services de l'établissement et avec des structures externes
- Savoir appliquer les procédures spécifiques dans les domaines suivants : budget, recettes, dépenses, contrats, inventaires
- Savoir utiliser les fonctionnalités d'un tableur
- Techniques de communications
- Savoir travailler dans un contexte occasionnel d'urgence opérationnelle et de pression médiatique
Formation et expérience nécessaires
- Baccalauréat
- Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative
- Expérience professionnelle de 2-6 ans
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Finance, banques, assurances, Comptabilité, gestion
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- Aline PELTIER (peltier@ipgp.fr)
- Zacharie DUPUTEL (duputel@ipgp.fr)
Qui sommes-nous ?
L'Institut de Physique du Globe de Paris (IPGP), établissement composante d’Université Paris Cité depuis 2019, est le seul Grand Établissement d'Enseignement Supérieur et de Recherche dans le domaine des sciences de la Terre, de l'environnement et des planètes en France.
L'IPGP est une des très rares institutions au plan mondial qui couvre toutes les disciplines des sciences de la Terre solide au sens large, y compris la géobiologie, et qui conduit des études à toutes les échelles de temps et d'espace. Son statut, sa taille et son organisation confèrent à l'IPGP les moyens d'être à la pointe des connaissances et des développements instrumentaux pour l'observation des phénomènes naturels, de collecter les données indispensables à la prévention des risques naturels telluriques et d'assurer ainsi au meilleur niveau international ses trois missions de recherche, d’observation et d'enseignement. L'IPGP opère des observatoires volcanologiques, sismologiques, magnétiques, et des processus d'érosion, à l'échelle de toute la planète. L'IPGP a en particulier la responsabilité de l'observation permanente des quatre volcans actifs de France (la Soufrière à la Guadeloupe, la Montagne Pelée à la Martinique, le Piton de la Fournaise à la Réunion et le nouveau volcan sous-marin découvert au large de Mayotte).
Descriptif du service
L’Observatoire Volcanologique du Piton de la Fournaise (OVPF-IPGP), situé à la Plaine des Cafres (La Réunion), assure la surveillance opérationnelle, scientifique et technique du Piton de la Fournaise, l’un des volcans les plus actifs au monde, et assure également la surveillance opérationnelle du volcan sous-marin Fani Maoré et de la zone volcanique active de Mayotte dans le cadre du Réseau de surveillance volcanologique et sismologique de Mayotte (REVOSIMA).
L’équipe de l’OVPF-IPGP est composée de chercheurs, d’ingénieurs, d'assistants ingénieur et d’un gestionnaire.
À propos de l'offre
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- CV et lettre de motivation
- Date limite de candidature : 15/07/2026
- Contacts : Aline Peltier (peltier@ipgp.fr), Zacharie Duputel (duputel@ipgp.fr)
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- Horaires : 08h00-17h00.
- Déplacement : l’agent pourra être amené à faire des déplacements pour rencontrer les fournisseurs ou partenaires de l’observatoire
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Article L332-1 du Code général de la fonction publique
Articles L512-18 à L512-22 du Code général de la fonction publique
Articles L513-1 à L513-6 du Code général de la fonction publique -
Vacant à partir du 01/09/2026
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Coordonnatrice / Coordonnateur budgétaire et comptable