Gestionnaire administratif.ive et financier.ère d'unité pédagogique de Médecine interne

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances, rédiger les compte-rendus des réunions

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (budget, stagiaires…)

• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

• Aider dans la mise en place et circuit des conventions (aide à la préparation, soumission au circuit de validation, envoi et réception des conventions)

• Elaboration annuel du budget, en collaboration étroite avec les responsables des unités

• Suivi de l’exécution du budget des unités en dépenses et en recettes

• Organisation des déplacements : Ordres de Mission, réservation des véhicules et des hébergements, suivi des remboursements de frais…

• Gestion des achats : définition des besoins en fournitures et sélection des produits/fournisseurs, création et suivi des EJ, envoi aux fournisseurs pour validation de la commande, réception de la commande et SF, suivi de la facturation et du paiement

• Facturation et suivi des encaissements des recettes (générer les factures, les envoyer, faire les relances…)
  
  

Champ relationnel du poste :

Le/La gestionnaire est placé(e) sous l’autorité directe des responsables de chaque unité. En interne : Lien relationnel avec la direction des affaires financières, la direction d’enseignement, l’agence comptable, le service de valorisation, les responsables des services cliniques, les étudiants et les stagiaires. En externe : Fournisseurs de l’ENVT, clients et partenaires du CHUVAC