GESTIONNAIRE D'UN SERVICE ADMINISTRATIF

Positionnement
Le gestionnaire administratif exerce ses fonctions au sein d’un tribunal judiciaire, sous l’autorité du chef de service, du directeur de greffe ou de son représentant. Il peut être responsable d’un ou plusieurs services administratifs et assure la coordination, l’organisation et le suivi des activités relevant de son périmètre.

Finalité du poste
Assurer la gestion administrative, technique et organisationnelle d’un ou plusieurs services du tribunal judiciaire, en garantissant la qualité du traitement des dossiers, le respect des procédures, des délais réglementaires et la continuité du service public de la justice.

Missions principales : Elles varient en fonction de l’affectation et peuvent être :
Gestion administrative des services
Assurer l’organisation, la coordination et le suivi de l’activité d’un ou plusieurs services administratifs.
Garantir la bonne application des procédures et des textes réglementaires.
Mettre en place et suivre des tableaux de bord, indicateurs d’activité et outils de pilotage.
Aide juridictionnelle
Superviser l’instruction et le suivi des demandes d’aide juridictionnelle.
Contrôler la conformité des dossiers et veiller au respect des délais réglementaires.
Assurer les relations avec les avocats, les justiciables et les partenaires institutionnels.
Frais de justice - Ordonnances de taxe et mémoires de frais
Assurer le suivi administratif des ordonnances de taxe.
Contrôler les mémoires de frais des auxiliaires de justice.
Préparer les dossiers en vue de leur validation et de leur transmission.
Suivi des expertises judiciaires
Assurer le suivi administratif des mesures d’expertise.
Contrôler les délais impartis aux experts et effectuer les relances nécessaires.
Garantir la bonne coordination entre les magistrats, les experts et les services concernés.
Gestion budgétaire
Participer au suivi de l’exécution budgétaire des crédits affectés au tribunal.
Établir les demandes de devis et assurer leur suivi.
Préparer les demandes d’achat conformément aux procédures en vigueur.
Contrôler les livraisons ou prestations réalisées et procéder à la validation du service fait.
Assurer le suivi des engagements, des dépenses et des tableaux de bord budgétaires.
Être l’interlocuteur des fournisseurs et des services gestionnaires pour les questions relevant de son domaine. Gestion des ressources humaines de proximité  Assurer le suivi administratif des mobilités.
Participer à la gestion prévisionnelle des effectifs.
Mettre à jour les tableaux de suivi et les dossiers administratifs.
Secrétariat de direction
Assurer le secrétariat du directeur de greffe et/ou des chefs de juridiction.
Organiser les agendas, réunions et déplacements.
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux instances.
Coordination et appui au management
Assister les responsables dans le pilotage de l’activité.
Coordonner le fonctionnement administratif des services dont il a la charge.