GESTIONNAIRE SECRETARIAT - MA AMIENS
Référence : 2026-2385893
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE
Maison d'arrêt d'Amiens - 85 avenue de la Défense-Passive - B.P 3005- 80030 Amiens Cedex 01 - Localisation : Maison d'arrêt d'Amiens - 85 avenue de la Défense-Passive - 80030 Amiens Cedex 1
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires GROUPE IFSE : 2
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales :
· Organisation de la continuité du service de la continuité de service secrétariat de direction
· Gestion du standard téléphonique et de l’accueil physique des RDV du Chef d’établissement ou de son adjointe.
· Saisie du courrier de la direction
· Frappe des notes de service d’information à la population pénale et diffusion au personnel
· Diffusion des informations générales
· Diffusion des convocations et des comptes rendus des CPU
· Rédactions des PV des réunions
· Organisation, participation et suivi des réunions : conseil d’évaluation, cérémonie d’installation, etc…
· Suivi de l’agenda du chef d’établissement et de son adjointe (congés prévisionnels, formations, RDV extérieurs, réunions…) pour fournir une information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes
· Suivi des permanences et astreintes
· Suivi du planning d’occupation de la salle de réunion située au RDC et des réservations de véhicules
· Tenir à jour les répertoires téléphoniques (personnels, partenaires et instances officielles) et les partager dans le serveur commun
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C 1 ✔ Sans objet
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ☐ NON ✔
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)
Téléphone, Logiciel GENESIS et GSE, Messagerie OUTLOOK
Profil recherché
Connaissances
outils de bureautique (EXCEL, WORD)
Techniques de secrétariat
Classement, archivage
Savoir-faire
Sens de l’organisation
Mettre en œuvre des procédures
Sens de l’organisation
Réactivité
Savoir-être
Discrétion – Faculté d’Adaptation –
Sens du Service Public
Compétences attendues
Connaissances :
Outils de bureautique (EXCEL, WORD)
Techniques de secrétariat
Classement, archivage
Savoir-faire :
Sens de l'organisation
Mettre en œuvre des procédures
Sens de l'organisation
Réactivité
Savoir-être :
Discrétion – Faculté d'Adaptation –
Sens du Service Public
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
La Maison d'arrêt d'Amiens est un établissement pénitentiaire situé au 85 Avenue de la Défense-Passive, Amiens. Elle a été construite à partir de 1904 et a été reconstruite après la Seconde Guerre mondiale. L'établissement a été occupé par l'armée allemande pendant la guerre et a été détruit lors d'un raid aérien en 1944. La Maison d'arrêt d'Amiens est le seul établissement pénitentiaire du département de la Somme et dépend de la direction interrégionale des services pénitentiaires de Lille. Elle est également reliée au tribunal judiciaire et à la cour d'appel d'Amiens.
Descriptif du service
· Rédaction des actes de délégation
· Suivi du plan de classement
· Traitement du rapport d’activité de l’établissement
· Suivi des délégations de signatures
· Gestion des autorisations d’accès sous le logiciel GSE
· Suivi des suspensions et suppressions des permis de visites
· Gestions des habilitations des personnels médicaux
· Gestions des agréments des aumôniers
· Suivi du plan de classement et archivage documentaire
· Mise à jour du tableau relatif à la gestion documentaire de la labélisation
Composition et effectifs du service :
1 secrétaire administratif et 1 Adjoint administratif
Votre hiérarchie :
Chef d’Etablissement
Vos interlocuteurs métiers :
Autorité judiciaire, direction Interrégionale, Chef d’Etablissement
À propos de l'offre
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Organisation de travail : Horaires journaliers 7h16. Horaires variables : plage fixe 9h30/12h00 et 14h00/16h00
Restauration : Restauration collective extérieure et mise à disposition d’une salle de convivialité
Accessibilité en transport / Parking : oui
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Vacant à partir du 01/03/2027
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Secrétaire