Instructeur de dossiers administratif - COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE
Référence : O013260907000684
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la Direction Relations Citoyens et Proximité, vous instruisez les demandes de mise à disposition de salles dans le respect des procédures établies (règles de gestion, réglementation...), en utilisant les outils numériques dédiés (logiciels métiers), et vous gérez les plannings des salles et des agents
* Instruire les demandes de mise à disposition de salles
Vous échangez avec les associations, le protocole et les autres directions.
Vous contrôlez les pièces justificatives des demandes et assurez leur classement.
Vous rédigez les arrêtés de mise à disposition et de redevance
Gérer les plannings des salles et des agents et les documents à leur transmettre (fiche manifestation et état des lieux)
Vous vérifiez la disponibilité des créneaux demandés.
Vous vous assurez, pour les manifestations ponctuelles, de la validation de l'élu dans le guichet unique.
Vous saisissez les créneaux des associations dans l'outil de gestion des plannings (Excel/Planitech).
Vous établissez les plannings des agents.
* Renseigner des tableaux de suivi et saisir des indicateurs
Vous renseignez les tableaux de suivi et vous saisissez les indicateurs (gratuités, manifestations par salle, ouvertures des dimanches par salle...).
· Contrôler les aspects RH en lien avec les agents
Vous contrôlez les heures supplémentaires et les frais kilométriques des agents.
Profil recherché
Vous possédez le permis B.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de rédaction.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les procédures administratives.
Vous connaissez l'environnement institutionnel.
Vous êtes autonome, rigoureux(se) et discret(ète).
Vous faites preuve de discrétion.
Vous avez le sens du service public.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Pour les agents titulaires de la ville d'Aix-en-Provence, envoyer votre dossier de candidature à recrutement@mairie-aixenprovence.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 05/01/2027
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
