Opérateur de standard téléphonique

GROUPE RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Accueil téléphonique du public pour les services de l’administration territoriale de l’état du département :
- mise en relation et suivi de la prise en charge de l'appel, entrant ou sortant ;
- orientation vers le service ou l'interlocuteur compétent
- traitement des demandes de renseignement.

Gestion et mise à jour permanente de la documentation du standard en liaison avec l'ensemble des services de l’État

Exploitation et suivi de la messagerie Pablo

Mise à jour des annuaires téléphoniques

En cas de besoin, l’opérateur pourra renforcer les techniciens sur des besoins nécessitant un accueil téléphonique ( par exemple l’accueil des agents sur le ticketing SETNA/GLPI )

Plus spécifiquement à la préfecture, l’opérateur de standard téléphonique concourt à la continuité des liaisons gouvernementales et participe aux événements liés à l'actualité : gestion de crise, mouvements sociaux en informant le public sur les procédures mises en place et collabore étroitement avec les différentes permanences du département.

En-dehors des heures de bureau (8 h - 17 h 30), il assure la permanence de l’État pour les départements de l’Aisne, de l’Oise et de la Somme. Pour les trois départements, il peut principalement être amené à :
- assurer le suivi de la messagerie RESCOM pour les messages de priorité « immédiat » ou « flash »
- exploiter les télécopieurs
- faire le suivi des alarmes (incendie, intrusion) alerter les services compétents
- déclencher des interventions techniques en raison de dysfonctionnements constatés dans les domaines « informatique, réseau, téléphonique, multimédia, logistique, manutention, travaux immobilier…»
- être interpelé par les membres du corps préfectoral pour pallier l'absence de leur secrétariat dans le cadre des communications téléphoniques (mise en relation avec leurs interlocuteurs).
- assurer le lien entre les différentes astreintes des services de l’État
- mettre en relation les astreintes des services de l’État avec les autorités préfectorales
- assurer et veiller au suivi des procédures pour les actes nécessitant une signature de l’autorité préfectorale (hospitalisation sans consentement, rétention de permis de conduire, garde statique...)
- analyser les demandes des particuliers afin de les orienter si besoin vers les astreintes des services de l’État
- participer à la gestion de crise

Sous la responsabilité du chef du service interministériel départemental des systèmes d’information et de communication, le standard téléphonique comporte 7 agents. L’opérateur de standard est en relation avec les appelants externes à la préfecture ainsi qu’avec les agents des autres services de l’État, des administrations centrales des différents ministères et enfin avec les membres du corps préfectoral des trois préfectures des départements cités précédemment.