Responsable administratif polyvalent (h/f) - REGION GRAND EST

Le service Déploiement des Politiques d'Interventions assure l'instruction technique de l'ensemble des dispositifs DEV ECO et ESRI (environ 20 000 demandes par an / une trentaine de dispositifs d'accompagnement) proposés au fil de l'eau ou par Appel à Projets et leur contrôle en vue d'évaluer les politiques publiques.

Le service a vocation à appliquer le cadre strict des règlements adoptés en CP, dans un souci de rendre un service de qualité et lisible pour les bénéficiaires tout en assurant une égalité de traitement et un accompagnement au plus près des besoins exprimés.


Dans le cadre de la labellisation SP+, le service a pour missions de développer des méthodes de travail en vue d’accroitre l’efficience des instructeurs et d’optimiser la qualité des réponses apportées. Ainsi, le service doit être en mesure de participer à la communication sur les politiques régionales, à la production de données sur les dossiers accompagnés et à l'harmonisation des procédures.


Le service interagit à la fois en direct avec les bénéficiaires finaux ainsi qu’avec les parties prenantes des process de déploiement des dispositifs et dans une moindre mesure avec les écosystèmes. Ainsi, il est à l’initiative des améliorations de l’expérience utilisateur en s’appuyant sur sa relation privilégiée avec les bénéficiaires pour améliorer les soutiens, simplifier/uniformiser les process et automatiser les reporting.

Mission du poste :
- Recueille et traite les informations dans le téléservice, nécessaires au fonctionnement administratif du service (pré-instruction des demandes).
- Prépare le travail d'instruction menée par les chargés de misions : édition de documents, saisie de données, préparation des rapports AIRSDELIB
- Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant son responsable, et plus largement, le service, notamment en matière de gestion administrative.
- Assure la relation avec les usagers pour le compte des chargés de mission de dossiers.

Activités :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Recevoir, analyser leur complétude et ventiler les pièces déposées dans le cadre des demandes
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers…) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour
- Classer et archiver des documents
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs