Responsable du pôle administratif et coordination de l'activité liée à la petite enfance

Sous l’autorité de la Responsable du Service Petite Enfance, vous assurez le pilotage du pôle administratif et contribuez au bon fonctionnement des équipements Petite Enfance (EPE, crèche familiale, relais Petite enfance).Vous êtes garant de la gestion administrative, budgétaire et RH du service, ainsi que de la fiabilité des données transmises aux partenaires institutionnels.

- Management et pilotage du pôle administratif :
Encadrer et animer l’équipe en intégrant la démarche qualité du service
Planifier, prioriser et contrôler l’activité du pôle
Produire des outils de pilotage, d’analyse et de reporting
Concevoir, alimenter et analyser les outils de suivi de l’activité
Participer aux missions d’accueil du public (en cas d’absence de l’équipe administrative)

- Pilotage administratif et partenarial :
Assurer le suivi et l’exécution des conventions avec les partenaires : CAF, Département, MSA
Contrôler et déclarer les données d’activité des structures
Accompagner les contrôles CAF et en assurer le suivi
Elaboration des conventions de partenariat
Rédiger des rapports et notes de service, des courriers aux familles

- Gestion budgétaire et financière :
Préparer le budget prévisionnel et suivre son exécution
Élaborer le compte de résultat et le bilan annuel
Assurer la gestion de la régie d’avances
Instruire les demandes de subventions et suivre les financements

- Coordination avec les familles et partenaires :
Participer à l’organisation et au suivi administratif des commissions d’attribution des places
Assurer le lien avec les familles

- Référent RH du service :
Participer à la mise en œuvre des remplacements avec la DRH et les responsables des structures
Suivre la situation administrative des agents contractuels et vacataires
Mise en place et suivi du dispositif d’analyse des pratiques professionnelles et des vacataires (psychomotricienne)

- Référent sécurité et conformité :
Veiller à l’application des procédures de sécurité (incendie, évacuation, confinement)
Mettre à jour les protocoles liés aux structures Petite enfance
Suivre les obligations réglementaires (qualité de l’air intérieur, qualité de l’eau)

- Interface avec les services de la collectivité et les partenaires:
Assurer un rôle d’interface avec la CAF: déclaration des données d’activité, suivi des contrôles
Rédiger et transmettre les actes administratifs (rapports, courriers, conventions, et délibérations…)
Participer aux réunions de service et en assurer le secrétariat