Responsable du suivi financier et de la conformité H/F

Le département de l'immobilier opérationnel (SETI3) est en charge des 78 immeubles de l'administration centrale des ministères sur l'ensemble du territoire national, répartis sur 53 sites et accueillant environ 6 000 postes de travail et plusieurs cabinets ministériels. Il comprend le bureau de la maîtrise d'ouvrage qui prend en charge les opérations les plus complexes, le bureau de la gestion technique immobilière en charge de l'exploitation-maintenance, ainsi que le pôle de la gestion patrimoniale et le pôle administratif et financier.

Le titulaire du poste sera directement rattaché au chef du Bureau de la Gestion Technique Immobilière, mais il aura à travailler avec les 3 pôles du bureau (maintenance, sécurité incendie, travaux). Il assurera de plus, la liaison avec le pôle administratif et financier du département, ainsi qu'avec le bureau des finances de la sous-direction.
Enfin, il travaillera en coordination avec les services achats, juridiques et contrôle de gestion.

1. CONTEXTE ET FINALITÉS DU POSTE
Le/la titulaire a pour mission d'optimiser la gestion financière des opérations du bureau, en garantissant :
- La fluidité des processus (commandes, engagements, paiements, recouvrement)
- La coordination des acteurs sur les aspects financiers.

Les enjeux clés de ce poste consistent à :
- Réduire les délais de traitement des dépenses et des paiements
- Améliorer la traçabilité et le contrôle des opérations financières
- Faciliter la collaboration entre les services pour une exécution efficace des projets.

2. MISSIONS PRINCIPALES
Le/la titulaire aura en charge le pilotage des processus financiers à travers :
- La gestion des engagements et des commandes :
o Vérifier la disponibilité des crédits avant engagement
o Contrôler la conformité des demandes
o Suivre les échéances et relancer pour éviter les retards
- Le suivi des paiements et du recouvrement :
o Assurer le traitement rapide des factures
o Coordonner avec les services techniques pour lever les blocages
o Mettre en place des tableaux de bord
- Optimisation des circuits :
o Identifier les goulots d'étranglement et proposer des solutions
o Former les équipes aux outils et bonnes pratiques

Il/elle devra également assurer le contrôle et le reporting financier à travers :
- L'analyse budgétaire :
o Suivre l'exécution des budgets
o Alerter sur les risques de dépassement ou de sous-consommation
o Participer à l'élaboration des prévisions et des comités de gestion
- Le contrôle interne :
o Vérifier la régularité des pièces justificatives
o S'assurer du respect des règles comptables et des procédures internes

Enfin, il/elle travaillera à la coordination et l'animation transversale en :
- Interface entre les services :
o Organiser des réunions de suivi avec les pôles techniques pour anticiper les besoins financiers
o Harmoniser les pratiques
- Relation avec les prestataires :
o Gérer les litiges