Secrétaire administratif – Responsable du secrétariat du cabinet de la première présidence
Référence : 2026-2331690
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des services judiciaires - CA BORDEAUX
Ministère de la justice - Direction des services judiciaires - Cour d'appel de Bordeaux - Cabinet de la première présidente - Localisation : Cour d'appel de Bordeaux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires selon la grille de rémunération catégorie B du MJ
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
1. Encadrement et supervision :
- Réfèrent du secrétariat : représente le secrétariat, garant de la bonne organisation du service, de sa continuité, interlocuteur privilégié de sa hiérarchie et des cabinets
- Encadre et supervise l’activité de l’adjoint administratif, travaille en lien avec le chef de cabinet, le secrétaire général et la direction de greffe
- Formalise les process et les modes opératoires
- Participe activement aux réunions de services internes et externes
- Garant de l’archivage et de l’arborescence du commun, en lien avec les besoins du cabinet et de la juridiction. Travaille en coordination avec les autres cabinets dans un but d’harmonisation et de partage des données communes
2. Attributions communes :
- Assistance à la première présidence :
o Agenda : prise de rendez-vous, gestion des invitations, gestion des déplacements (réservations, états de frais (Chorus-DT), chauffeur)
o Courriers : courriers extérieurs (réception, tri, orientation, parapheurs) et courriers PP, SG et CHCAB (mise en forme, sous pli/scan et envoi, enregistrement sur serveur)
o Réunions : préparation des dossiers, réservation de salles, logistique, visioconférence, commande café, chevalets, dossier quotidien des événements PP
o Messagerie : suivi et diffusion des notes et circulaires
o Accueil téléphonique et physique
- Réservation des salles de la cour : enregistrement sur Pilot (réunions services, ateliers qualité de vie au travail, entretiens, événements, travaux, accès bibliothèque convention Université : mémoire sur fond historique)
- Assistance à l’organisation des réunions fonctionnelles : salle, invitations, mise en forme et diffusion des ordres du jour, diffusion du calendrier aux CJ, logistique (visioconférence, fiches logistique, café)
- Gestion des nouveaux arrivants au siège de la cour :
o Recensement des besoins en mobilier, fournitures, badges, lignes téléphoniques et transmission au secrétariat de la direction de greffe
o Renseignement de la fiche ODIN et alimentation RESANA pour la CIP
o Mise à jour des listes de diffusion, organigramme et annuaire du siège
o Communication au secrétariat de la direction de greffe des attributions et changement de bureaux des magistrats et ATJ du siège pour mise à jour du plan de la cour
- Distribution des codes papier des magistrats et ATJ du siège
- Participation aux événements de la cour
o Audiences de présentation/installation de la cour : gestion des salles, communication interne/externe
o Conférence régionale d’administration judiciaire : réservation salle, fiche logistique, préparation des dossiers, visioconférence
o Conférence annuelle sur la justice des mineurs : réservation salle, fiche logistique, préparation dossiers
o Journée du patrimoine et Nuit du droit, Journée nationale de la relation magistrat-avocat, colloques : appui logistique à l'organisation
Profil recherché
Connaissances :
- Principes et circuits administratifs et de procédure
- Corpus législatifs et réglementaires qui touchent à l’organisation et au fonctionnement des services et de l’environnement de l’institution judiciaire
- Services et partenaires internes et extérieurs
- Outils de communication
- Logiciels informatiques et technologies « métiers »
Savoir-être :
- Avoir le sens de l’organisation
- Avoir le sens des relations humaines
- Disponibilité, discrétion, réserve
- Sens des relations humaines, capacité de travail
- Sens de l’organisation, réactivité, autonomie, polyvalence, être à l’écoute, faire preuve de capacité d’adaptation
Savoir-faire :
- Travailler en équipe
- Appliquer les textes législatifs et réglementaires
- Maitriser les nouvelles technologies
- Maitriser les rédactions particulières à l’emploi
- Maitriser les techniques de classement et d’archivage
- Maitriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
- Anticiper les tâches et maitriser les délais
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- chg.ca-bordeaux@justice.fr, Isabelle FERRIER, directrice de greffe
- sec.chg.ca-bordeaux@justice.fr, secrétariat de la directrice de greffe
Qui sommes-nous ?
Les services du greffe de la cour d’appel de Bordeaux comprennent 70 postes localisés, ainsi répartis :
· 8 Agents de catégorie A, dont un directeur de greffe, deux directeurs principaux et deux directeurs chefs de services et 3 attachés d’administration respectivement attaché zonal de défense, chef de cabinet de la première présidence et du parquet général
· 38 greffiers des services judiciaires
· 4 secrétaires administratifs
· 1 B contractuel
· 14 adjoints administratifs
· 6 adjoints techniques dont 3 conducteurs automobiles des chefs de cour.
Les personnels sont affectés au sein des services :
· du parquet général dont chef de cabinet, bureau d’ordre, services exécution des peines et service civil parquet
· du cabinet de la première présidente dont chef de cabinet
· du greffe des chambres pénales
· du greffe des chambres civiles
· communs du greffe général.
Descriptif du service
Le secrétariat de la première présidence est composé d’un secrétaire administratif en responsabilité du cabinet et encadrement direct d’un adjoint administratif, en collaboration avec un secrétaire général et une cheffe de cabinet.
Le travail s’exerce en collaboration avec le secrétaire général et la cheffe de cabinet de Madame la première présidente.
Le service est composé d’un attaché chef de cabinet, un secrétaire administratif en responsabilité de secrétariat et un adjoint administratif.
Votre hiérarchie :
Le secrétaire administratif exerce sous l’autorité hiérarchique de la directrice de greffe et l’autorité fonctionnelle de secrétaire général de la première présidence.
Vos interlocuteurs métiers :
Les magistrats et fonctionnaires, auxiliaires de justice, les usagers du service public, les partenaires institutionnels, le SAR, les juridictions du ressort.
À propos de l'offre
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- Expériences professionnelles antérieures souhaitées
- Offres de formation associées à votre prise de poste : formation interne, formation institutionnelle
- Perspectives d’évolution professionnelle : examen professionnel et concours internes
- Groupe RIFSEEP : 3
- Poste soumis à entretien obligatoire
- Durée minimale souhaitée sur le poste 3 ans
- Disposition du matériel informatique et des logiciels spécifiques à la réalisation des missions (Logiciel PILOT, ESABORA AS, WINCICA)
- Restaurant administratif et des salles de convivialité sont à disposition au sein de la cour
- Parking à disposition
- Accès au télétravail sous réserve des nécessités de service.
Pour les candidatures extérieures au ministère de la Justice - Transmettre les documents ci-dessous au recruteur pour un éventuel entretien :
- Une lettre de motivation
- Un CV
- Les 3 derniers CREP (pour les fonctionnaires)
- Le dernier arrêté d'échelon (pour les fonctionnaires)
- L'état des services (pour les fonctionnaires)
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3. Attributions spécifiques
- Gestion administrative des dossiers des agents non titulaires (MH, ATJ et AJ) : – sous la coordination de la cheffe de cabinet –
o Aide à la préparation des entretiens (convocations, constitution du dossier de l’épreuve écrite, réservation salle)
o Suivi des déclaratifs horaires et d’activité (ATJ et AJ)
o Suivi des états de service fait (MH)
o Convocations des ATJ devant le médecin de prévention (visite périodique)- Ordonnances spécifiques à la cour : mise en forme, minutage et enregistrement sur le serveur, diffusion (roulement, délégations des magistrats placés, habilitations, démission CPH, création audience, audiences foraines, fixation et ouverture sessions des 3 cours d’assises et cours criminelles départementales, désignations pour les commissions élections : professionnelles et politiques : présidentielles, législatives, départementales, européennes)
- Lien avec les chambres de discipline (CJ, notaires)
- Assemblées générales et des commissions restreintes : mise en forme des convocations et ordres du jour, réservation des salles, logistique
- PV installation, organigramme, ordre de rang : mises à jour et préparation des fiches ODIN
- Prestations serment (MTT, MH, ATJ, AJ, conciliateurs, médiateurs, notaires, commissaires de justice…) : réception des demandes, transmission au greffe de la chambre de 1ère chambre civile
- Référent Pilot (enregistrement semestriel des audiences (CA, TJ et CPH) -
Vacant à partir du 01/10/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
