Secrétaire au service des aides financières aux étudiants H/F
Référence : 2026-2234975
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CROUS de l'Académie de Lille
Crous de Lille - Localisation : Cité Marianne - Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1841euros / mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales
Participer à la gestion administrative des ressources humaines du service
Superviser les plannings prévisionnels pour la vérification mensuelle des horaires annuels,
Etablir quotidiennement le recensement des positions d’activité des agents du service,
Etablir mensuellement les plannings d’accueil « au guichet » des gestionnaires,
Procéder à la diffusion de tout document administratif,
Apporter un appui aux agents du service sur la gestion des RH en lien avec le chef de service,
Mettre à jour les dossiers administratifs des agents et transmission aux RH,
Gérer en lien avec le chef de service les horaires et congés des agents et le suivi de leurs dossiers administratifs.
Gérer les activités diverses de secrétariat
Traiter le courrier,
Participer à l’organisation de la campagne de communication d’information relative au DSE,
Planifier la gestion administrative des interventions des actions de communication pour les salons, forums et Journées Portes Ouvertes,
Accompagner la Directrice de la DVE dans des missions transversales ou projets divers : Dispositif Care (aide financière destinée aux étudiants n'ayant pas accès à un restaurant universitaire à proximité), Elections Etudiantes tous les deux ans, agendas et programmation de réunions …
Gérer les courriels adressés sur la boite commune PAFE et sur le Portail de la Vie Etudiante via le site MesServicesEtudiant.gouv.fr,
Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat du service DSE.
Participer à la mise en œuvre du Contrôle Interne Financier
Effectuer les contrôles en lien avec le responsable coordonnateur du bureau,
Renseigner les documents relatifs aux contrôles.
Participer à la mise en œuvre du contrôle d’assiduité
Générer et transmettre les listes d’étudiants aux établissements
Effectuer le suivi des réponses des établissements
Procéder aux suspensions de bourses et/ou aux ordres de reversement
Répondre aux accusés réceptions transmis par les étudiants
Compléter et actualiser le tableau des données relatives aux ordres de reversements
Rédiger des réponses aux recours liés aux ordres de reversements
Constituer, classer puis archiver les dossiers d’ordres de reversements
Participer au traitement des ressources étrangères
Gérer la boîte mail réservée aux Consulats de France des pays étrangers
Constituer et transmettre les dossiers de demande aux consulats de France à l’étranger
Enregistrer et intégrer les notes confidentielles sur Olafe puis valider le dossier de bourse
Assurer le suivi de la dématérialisation
Numériser les dossiers ou les pièces parvenus au CROUS et les intégrer dans Olafe
Numériser les rapports sociaux émanant du service social puis transmission sur les boîtes communes des gestionnaires
Gérer les ré-imputations en lien avec la DDFIP et l’agence comptable
Traiter les rejets RIB puis renvoi des nouveaux RIB à la DDFIP pour remise en paiement de la bourse
Gérer et commander les fournitures de bureau
Profil recherché
Connaissances :
Maîtrise technique du domaine d’activité ;
Connaissance de l’environnement professionnel et capacité à s’y situer ;
Connaissance réglementaire du domaine et application rigoureuse de la réglementation des bourses d’enseignement supérieur
Qualités d’expression écrite et orale ;
Compétences opérationnelles :
Capacité à partager l’information, à transférer les connaissances et à rendre compte ;
Sens des responsabilités, capacité de travail ;
Mettre en œuvre des procédures et des règles ;
Sens du service public et conscience professionnelle ;
Capacité à respecter l’organisation collective du travail et entraide au sein de l’équipe ;
Rigueur et efficacité (fiabilité et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et des procédures, sens de l’organisation, sens de la méthode, attention portée à la qualité du service rendu).
Compétences comportementales :
Autonomie, capacité d’analyse, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions ;
Utilisation aisée des outils informatiques : maîtrise de Word-Excel-OneDrive-SharePoint
Capacité à exécuter ses missions quasi-exclusivement sur ordinateurs (gestion dématérialisation des dossiers) ;
Capacité d’adaptation et à travailler en équipe ;
Aptitudes relationnelles (avec le public et dans l’environnement professionnel), notamment maîtrise de soi.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au sein du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (MESR), le Centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) et les vingt-six Centres régionaux des œuvres universitaires (Crous) constituent un réseau dont la mission sociale s’étend à tous les services de proximité de la vie quotidienne des étudiants : accompagnement social et financier (bourses sur critères sociaux, aides financières, service social) logement, restauration, vie de campus.
Leur ambition est d’apporter aux 2,6 millions d’étudiants les mêmes chances d’accès et de réussite dans l’Enseignement supérieur : recherche d'emplois temporaires, vie de campus, accueil des étudiants étrangers, etc. Ils interviennent en relation avec de nombreux partenaires.
Le Crous de Lille-Nord-Pas-de-Calais est doté d'un budget de 100 millions d'euros et bénéficie d’un dispositif de 807 emplois (administratifs, techniques et ouvriers).
Les activités de restauration et de logement sont assurées au sein de 62 unités de gestion dont 43 résidences, 24 restaurants, 43 cafétérias, réparties sur 2 départements. L'offre en hébergement s'élève à 9935 logements, le nombre annuel de repas servis s'élève à environ 3 millions. L'académie accueille 180 000 étudiants environ dont 56 000 boursiers sur critères sociaux.
Descriptif du service
Au sein d’une équipe de 20 personnes, vous occupez au cœur des services de la vie étudiante une position clé. Vous attribuez aux étudiants des aides financières, lesquelles contribueront à l’amélioration de leurs conditions de vie et ainsi, à leur réussite dans leurs études. Ce poste nécessite une compréhension et une application rigoureuse de la réglementation et des consignes données pour le traitement des dossiers par les supérieurs hiérarchiques. Cette activité exige une grande rigueur dans l’exécution des tâches et une autonomie dans l’organisation du travail.
Vos missions
- Gérer les activités du secrétariat du service des Aides Financières aux Etudiants (courrier, agendas...) et de la Direction de la Vie Etudiante,
- Procéder aux ré-imputations en lien avec la DDFIP et l’agence comptable,
- Participer à l’organisation de la campagne de communication du DSE (Dossier Social Etudiant),
- Participer à la mise en œuvre et à la préparation du contrôle d’assiduité,
- Assurer la communication en tant personne référente avec les établissements (Universités, Lycées, Ecoles…) de toute l’Académie, utilisateurs de l’outil SVEN pour les mises en paiements et le suivi du contrôle d’assiduité,
- Participer à la mise en œuvre du Contrôle Interne Financier,
Gérer le traitement des ressources étrangères, - Participer à la gestion administrative des ressources humaines du service (20 agents),
- Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat,
- Croisement des listes des boursiers Région et Crous.
À propos de l'offre
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Avantages
51 jours de congés
Remboursement transport 75%
Mutuelle
Poste éligible au télétravail (2 jours /semaine) après 6 mois d’ancienneté -
Participer et tenir des stands pour les manifestations extérieures (JPO, Salons Etudiants)
Venir en aide aux gestionnaires sur l’instruction de DSE simples.
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Vacant à partir du 01/04/2026
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Secrétaire
