Secrétaire de Direction (h/f) - MAIRIE DE WATTRELOS

La Ville de Wattrelos, commune de 41 000 habitants est la 5ème ville de la métropole européenne de Lille. Frontalière avec la Belgique, Wattrelos est une ville jeune, associative, sportive, culturelle et festive, dont la Ville Nature est le fil conducteur du projet municipal.

Le/la secrétaire de direction apporte une assistance au Directeur Général des Services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement, de suivi de dossiers et de missions transversales.

Fiche de poste

MISSIONS PRINCIPALES
Vous contribuez à la réalisation des activités de la Direction Générale des Services. Véritable support, vous
assistez le travail au quotidien en apportant une aide en termes d’organisation, de gestion, de communication,
d’information, d’accueil et de suivi des dossiers.

1. Organisation de la vie professionnelle du DGS
o Organiser l’agenda et de prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
o Organiser les déplacements du DGS, les réunions, les rencontres et les séances de travail
o Suivre les déplacements professionnels
o Établir une relation de confiance avec le DGS

2. Rédaction et mise en forme de documents administratifs
o Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o Organiser le classement et respecter les règles d’archivage des dossiers

3. Suivi des projets et activités du DGS
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
o Administrer et actualiser des bases de données
o Mettre en place des outils de mesure de l’activité (tableaux de bord)

4. Organisation et planification des réunions
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS
o Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
o Organiser la logistique des réunions (réservation des salles, mise à disposition du matériel, …)

5. Accueil téléphonique et physique
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
o Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
o Être l’interface entre le DGS, les services, et les partenaires
o Suivi logistique du secrétariat

ACTIVITES ACCESSOIRES / SECONDAIRES
▪ Appui transversal à d’autres cadres de Direction.
▪ Participation à des démarches qualité ou projets spécifiques.
▪ Contribution à la diffusion de l’information interne.
▪ Chargé(e) de missions transversales.