Secrétaire de direction (H/F)
Référence : MENJ-09-2026-48133
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Lille
- Localisation : 1 rue Edouard Herriot 59033 LILLE CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 28 984.28 € € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires indice de rémunération + IFSE groupe 3 : -Classe normale : 579.17 € -Classe supérieure : 600.00 €
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
- Assurer le secrétariat de direction :
- Accueillir les usagers et partenaires
- Diffuser le courrier
- Gérer les courriels
- Assurer la frappe et la mise en forme des lettres, notes…
- Transmettre les documents sur l’application E-paraph
- Gérer l’agenda de la direction
- Assurer le classement et l’archivage
- Piloter et organiser le secrétariat :
- Contrôler les échéances
- Contrôler la conformité des productions du secrétariat
- Superviser le travail du secrétariat
- Organiser la continuité de l’activité
- Penser l’amélioration continue du secrétariat
- Rendre compte à la direction des difficultés, échéances ou points de vigilance
- Assurer la gestion administrative des personnels :
- Soutenir la procédure de recrutement (offres d’emplois, transmission des CV, fixation des entretiens)
- Suivre les dossiers administratifs des personnels
- Superviser la gestion des absences
- Accueillir les stagiaires
- Assurer la communication du Département :
- Mettre en page les circulaires, notes et annexes
- Mettre en page les documents d’information (notices, guides, information, FAQ…)
- Mettre en page les diaporamas
- Actualiser et mettre en page les calendriers annuels
- Mettre à jour le site grand public (candidats individuels)
- Proposer des améliorations relative à la communication
- Contribuer à la mise à jour des documents de rentrée : livret d’accueil, annuaires
- Gérer la plateforme d’alerte lors des examens :
- Transmettre l’information aux centres d’examen concernés
- Assurer la traçabilité
Profil recherché
Connaissances :
- Système éducatif et ses enjeux
- Environnement professionnel
- Techniques du domaine
- Principe de sécurité et de confidentialité
- Aptitude à la mise en page (circulaires, notes, annexes…)
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel ...)
Compétences opérationnelles :
- Évaluer et anticiper les besoins, les priorités
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Travailler en équipe
- Méthode, rigueur, réactivité, sens de l’anticipation et faculté d’adaptation
Compétences relationnelles :
- Esprit d'équipe
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation
- Capacité à gérer l’activité intense d’une session d’examen
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Sens relationnel (faire preuve de tact et de diplomatie avec les usagers et les partenaires institutionnels)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Avec près de 790 000 élèves, 190 000 étudiants et 33 400 apprentis accueillis chaque année, l’académie de Lille est l’une des plus grandes académies de France. Elle fédère 3 819 écoles et établissements scolaires, 4 universités publiques, et mobilise près de 80 000 personnels engagés quotidiennement au service de la réussite éducative de tous.
Service déconcentré du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, elle porte une ambition forte : garantir un enseignement de qualité sur l’ensemble de son territoire, en s’appuyant sur des équipes dynamiques et des valeurs de service public.
Vous voulez nous rejoindre ? L’académie de Lille recrute !
Rejoindre l’académie de Lille, c’est donner du sens à son parcours professionnel en participant activement à la réussite des élèves, au sein d’une institution engagée dans la modernisation de ses pratiques et attentive à la qualité de vie et aux conditions de travail de ses agents.
Descriptif du service
Le Département des examens et concours (DEC) de l’Académie de Lille a en charge l’organisation de l’ensemble des examens de l’enseignement scolaire et du post-baccalauréat ainsi que les concours académiques et nationaux suivants : - le diplôme national du brevet, le certificat de formation générale et le diplôme d’études en langue française - les diplômes de l’enseignement aéronautique - les diplômes professionnels de niveau 3 (CAP, MC 3) - les diplômes professionnels de niveau 4 (baccalauréat professionnel, BP, MC 4 et BMA) - les baccalauréats général et technologique et les épreuves anticipées - les brevets de technicien supérieur, les DCG, les diplômes de l’éducation spécialisée ainsi que l'IMRT - les certifications en langues vivantes - les concours des personnels enseignants, de direction, d’inspection et d’orientation Le DEC se compose d’une direction, d'un secrétariat, de 7 bureaux en charge des examens et des concours, d’un bureau des affaires générales et financières et de la reprographie. Le DEC c’est une centaine de collègues en charge de l’organisation des examens et des concours pour environ 170000 candidats et de 2000 candidats des centres étrangers. Le poste à pourvoir est celui de secrétaire de direction du Département des examens et concours.
À propos de l'offre
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TRANSMISSION DES CANDIDATURES : Pour postuler, vous devez déposer votre CV et votre lettre de motivation exclusivement sur le site "Rejoignez les métiers de l'éducation, du sport et de la recherche". PROCESSUS DE RECRUTEMENT : Une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste proposé seront ensuite reçus en entretien. À l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat.
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- Respect des obligations de confidentialité et de discrétion.
- Flexibilité et disponibilité requises.
- Présence sur site obligatoire durant les semaines de forte activité lors des sessions d'examens.
- Obligation de résultat : respect strict des calendriers et validation de la réalisation des tâches.
- Télétravail possible (1 jour) selon la période sur la base de jours flottants avec un maximum de 30 jours par an.
- Partenaires internes :
- Direction du DEC
- Chefs des bureaux du DEC
- Gestionnaires d’examen et de concours du DEC
- Secrétariat général
- Secrétariats des corps d’inspection (IGESR, IA-IPR et IEN-ET-EG)
- Service logistique (reprographie, courrier)
- Partenaires externes :
- Ministère de l’Éducation nationale (DGESCO - MPE)
- Candidats et leurs familles
- Chefs d’établissements
- Gestionnaires et homologues des autres académies
- Enseignants
- Moyens/ressources :
- Applications SOGo, OGREs, VIRTUO, E-paraph, Congés sf, GEDeon, Escola, Framadate, Filesender
- Logiciels WORD, EXCEL
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Assistante / Assistant de direction