Secrétaire de scolarité F/H
Référence : 2026-2314802
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Faculté des Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH) - Localisation : 29 avenue Robert SCHUMAN - 13100 Aix en Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein du service de scolarité, vous participez à l’ensemble des opérations liées au parcours administratif de l’étudiant, de la candidature jusqu’à la délivrance du diplôme. Sous l’autorité du chef de bureau, vous contribuez au bon déroulement des activités de gestion pédagogique et au suivi des examens dans un environnement qui requiert rigueur, organisation et sens du service.
Vous assurez l’organisation et le suivi des examens des étudiants en situation de handicap ainsi que des étudiants délocalisés. À ce titre, vous vérifiez la conformité des inscriptions pédagogiques, mettez en œuvre les aménagements d’examens, coordonnez les échanges avec les équipes pédagogiques et les partenaires concernés, et garantissez le respect des procédures de confidentialité et de sécurisation des sujets et des copies. Vous participez également à la préparation logistique des épreuves, au suivi des plannings et à l’accompagnement des étudiants tout au long du processus d’examen.
Vous prenez également en charge la gestion des points bonus (sport, engagement étudiant, culture, etc.) en contrôlant les inscriptions pédagogiques et en assurant la mise à jour des données transmises par les différents partenaires internes et externes.
Ce poste vous place au cœur de la vie étudiante et vous permet de contribuer directement à la qualité du service rendu aux usagers. Il nécessite une capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à coordonner de nombreux interlocuteurs et à garantir la fiabilité des opérations administratives, notamment lors des périodes de forte activité liées aux inscriptions et aux examens.
PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS :
- Les enseignants,
- Les étudiants,
- Les gestionnaires des bureaux d'appui à la pédagogie d'ALLSH,
- Les services d'ALLSH et de l'Université : Direction des Relations Internationales, Service de Formation A Distance, etc.
Profil recherché
Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez d'un niveau intermédiaire minimum sur Excel, indispensable pour assurer le suivi et le contrôle des données liées à l'activité.
Doté(e) d'une excellente aisance relationnelle, vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec des interlocuteurs variés dans un environnement de travail transversal.
Rigoureux(se) et organisé(e), vous gérez efficacement plusieurs dossiers en parallèle, respectez les échéances et garantissez la fiabilité des informations traitées.
Réactif(ve) et adaptable, vous savez faire face aux périodes de forte activité, qui peuvent nécessiter ponctuellement un élargissement des horaires de travail, notamment lors des campagnes d'inscription et des sessions d'examens.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
Excel niveau intermédiaire
Grande aisance relationnelle
Travail en équipe
Rigueur
Sens de l'organisation
Horaires élargis lors des périodes de pic d'activité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
La scolarité de la Faculté des Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH) a pour mission de répondre aux besoins de l’étudiant dans le respect du principe de continuité de service (contraintes liées aux amplitudes horaires et aux périodes de congés). Il repose sur la mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante ainsi que sur la polyvalence des agents qui y sont affectés.
Le Bureau des examens d'ALLSH d'Aix-Marseille Université est un service essentiel de la scolarité qui garantit l'organisation et la sécurisation de l'ensemble des opérations liées aux évaluations des étudiants. La faculté accueille chaque année plus de 15 000 étudiants répartis sur plusieurs sites et dans de nombreuses disciplines, ce qui confère au bureau des examens un rôle central dans le bon déroulement de l'année universitaire.
À propos de l'offre
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- Poste à pourvoir dès que possible – CDD 12 mois – renouvellement possible
- Temps complet – du lundi au vendredi
- Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat
- Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN – 13100 Aix en Provence
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Vacant à partir du 05/01/2026
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Gestionnaire de scolarité
