Secretaire des assemblées - G3C

Assiste la direction générale de la collectivité, organise et garantir la bonne marche administrative des instances, des conseils et des commissions.
Sous l’autorité directe du Directeur Général des Services, directement rattaché à ce dernier.
Disponibilité par rapport aux réunions du conseil ou de commissions en soirée.

Missions principales –Secrétariat des Assemblées
- Préparation des séances du bureau, Conseil communautaire et commissions :
- Réalisation des convocations : garantir la tenue des délais d’envoi et de réception en direction des membres du conseil, des commissions et autres instances,
Vérification préalable des projets de délibérations auprès de chaque service émetteur et mise en forme des délibérations,
Rédaction de l’ordre du jour et de la note de synthèse,
Rédaction du procès-verbal et des comptes rendus de séance,
- Mise en place d’un pré-contrôle de légalité et transmission des actes aux services chargés du contrôle de légalité (pastell).
- Réaliser les mesures de publicité des actes dont affichage et certificat d’affichage
- Assurer le suivi des délibérations et conventions/actes, diffusions aux services et destinataires des actes
- Archivage électronique et papier (registre) des délibérations, décisions et arrêtés de portée générale
- Réalisation du Recueil des Actes Administratifs
- Tenue a jour du tableau des décisions prises en vertus des délégations, à rapporter en Conseil Communautaire.
- Concevoir des tableaux de bord de gestion de ces actes et impulsez des dispositifs de veille

Mission secondaire –Secrétariat de la Direction

- Ponctuellement : Assister le DGS et Rédaction de courriers et actes administratifs

Mission annexe –Agent d’accueil Maison des Services Publics
- Accueil physique de la Communauté de Communes au siège de la CdC à Saint-André de Cubzac
- Accueil téléphonique : filtrage de tous les appels et des visites, relais public – services
- Accompagnement des administrés dans leurs démarches administratives via l’espace multimédia : 10 opérateurs nationaux et autres partenaires.
- Gestion de l’espace de documentation
- Enregistrement et archivage (scan et classement informatique), des courriers en entrée et en sortie, affranchissement et dépôt du courrier de la Communauté de Communes et des partenaires.
- Accueil des partenaires en permanences, de leurs rendez-vous et gestion des flux vers les salles de réunion.