Secrétaire éducative pour le service MNA (Mineurs Non Accompagnés)

1. Gestion administrative des admissions et des sorties
Réceptionner, vérifier et enregistrer les informations nécessaires à l'admission des jeunes.
Créer, actualiser et clôturer les dossiers administratifs
Traiter et classer les décisions administratives et judiciaires : ordonnances de placement provisoire, décisions du juge des enfants et autres pièces relatives à la prise en charge.
Assurer le suivi administratif des mouvements : admissions, changements de dispositif, réintégrations, fugues, absences et sorties.
Mettre à jour les tableaux de suivi, les effectifs, les places disponibles et les échéances.
2. Suivi administratif du parcours des jeunes
Centraliser, contrôler, classer et transmettre les documents nécessaires au dossier du jeune.
Suivre les documents individuels de prise en charge et les échéances administratives associées.
Préparer les éléments utiles aux réunions, bilans, commissions et échanges institutionnels.
Alerter les professionnels et l'encadrement en cas de pièce manquante, d'échéance proche, d'incohérence ou de situation urgente.
Veiller à la confidentialité des informations et au respect des règles de protection des données.
3. Scolarité, insertion, transport et activités
Assurer le suivi administratif des inscriptions scolaires, formations et démarches liées au parcours d'insertion.
Constituer et suivre les demandes de transport scolaire auprès des organismes concernés.
Centraliser et contrôler les demandes de licences sportives, puis assurer le lien avec les professionnels et les clubs.
Coordonner les demandes de tenues professionnelles : recueil des tailles, demande de devis, demande d'achat, circuit de validation, commande et transmission au fournisseur.
Relancer les interlocuteurs lorsque les informations nécessaires ne sont pas transmises dans les délais.
4. Coordination administrative et circulation de l'information
Assurer une interface quotidienne entre les différents dispositifs du pôle : FAST, appartements et autres unités concernées.
Répondre aux sollicitations des équipes, hiérarchiser les demandes et orienter vers le bon interlocuteur.
Rédiger et diffuser des courriels, notes, procédures, comptes rendus, tableaux de bord et documents de suivi.
Préparer les données utiles à la décision de l'encadrement et signaler sans délai les situations sensibles.
Contribuer à l'harmonisation et à l'amélioration continue des procédures administratives du pôle.
5. Gestion courante et appui au fonctionnement du service
Gérer les appels, courriels, courrier, transmissions et classement numérique ou papier.
Suivre les demandes d'achat, devis, bons de commande, factures et échanges avec les services financiers.
Organiser les échéances, réunions et points de coordination relevant du secrétariat.
Garantir la continuité du secrétariat en lien avec l'autre agente administrative du pôle.
Participer, selon l'organisation du service, au dispositif d'astreinte et au traitement des urgences administratives.