Secrétaire en Espace Solidarités Côte-d'Or - Dijon-Grésilles
Référence : O021260527000436
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Dijon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS PRINCIPALES :
Sous la responsabilité de l’adjoint au responsable d'Agence,
· Accueille le public (accueil téléphonique et physique),
· Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention,
· Réalise des travaux bureautiques,
· Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
· Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention.
Accueille le public (accueil téléphonique et physique) :
o Prend les messages et transmet,
o Assure une première information à l’usager sur les différents dispositifs,
o Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-sociaux de l’Agence ou auprès d’un organisme extérieur.
· Réceptionne, traite et diffuse les informations liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention ; gère de la documentation sur l’Agence
· Réalise des travaux bureautiques :
o Conçoit et met en forme tout type de support,
o Réalise des tableaux de bord, et le rapport d’activité afférent au dispositif,
o Saisit sous informatique sur le logiciel SOLIS.
· Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers et partenaires :
o Assure le suivi des dossiers en respectant les délais,
o S’assure que les dossiers sont complets,
o S’assure du bon suivi des réponses données aux usagers.
· Exécute et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention :
o Prépare les réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocation participants, ordre du jour, procès verbaux, etc…),
o Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Secrétaire d’Espace susceptible d’intervenir sur les missions Insertion et/ou Enfance en fonction des besoins.
Agent affecté sur l’Agence de Dijon-ESCO des Grésilles, avec possibilité d’intervenir en fonction des besoins de service sur un autre Espace de l’Agence.
Affectation susceptible d’évoluer sur un autre site, dans le périmètre de Dijon, en fonction de l’évolution de l’organisation de l’Agence.
Obligation de réserve et de confidentialité.
Savoir accueillir les publics en difficulté et répondre aux différents partenaires concernés.
Travail à temps plein souhaité.
Profil recherché
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)
Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs
Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter
Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte
Participer à la mise en oeuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe
Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
À propos de l'offre
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CV + lettre de motivation
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
