Secrétaire GAP (h/f) - Fontenay-sous-Bois
Référence : O094260715000678
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Fontenay-sous-Bois
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité du de la responsable de service, il/elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle assure l’accueil des agents de la collectivité et la gestion des documents du service.
Activités
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service (filtrage particulier notamment pendant la paie)
- Assurer le suivi des documents (papier, boite mail GAP) et parapheurs entrants et sortants
- Suivre les registres des arrêtés et courriers (enregistrement, classement, archivage, …) et envoyer les documents aux destinataires
- Gérer les commandes (fournitures, papier et cartouches d’encre) et demandes d’interventions (photocopieurs, Cardex)
- Organiser les réunions pour les cadres du service (gestion planning, réservation de salle…)
- Préparer certains dossiers spécifiques
- Numériser les délibérations relatives à la GAP
- Editer et transmettre les duplicatas de bulletin de paie, les certificats de travail et les états de services
- Dossier SFT – Vérifier les documents transmis et demandes complémentaires
- Assurer la diffusion des notes générales
- Amener, en l’absence de l’agent d’accueil de la direction, à assurer le suivi des commandes auprès de l’agence de voyage (réservation, paiement sur Ciril Finances)
Conditions d’exercice
- 36h40 heures hebdomadaires
- Présence sur les horaires (8h30-12h et 13h30-17h20) pour l’accueil téléphonique et physique
- Présence souhaitée pendant les périodes de paie
Profil recherché
Profil recherché
- Titulaire d’un Baccalauréat ou BTS secrétariat
- Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire souhaitée
Connaissances pré-requises
- Organisation et fonctionnement de la collectivité et de ses services
- Organisation et fonctionnement du service GAP
- Logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook ….
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Technique de secrétariat
Compétences
- Savoir s'adapter
- Etre discret et conscient de la confidentialité
- Etre rigoureux, précis et organisé
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Savoir planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Savoir gérer les situations d'urgence
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 4 Esplanade Louis Bayeurte
94125 FONTENAY SOUS BOIS CEDEX
à Candidatures.recrutements@fontenay-sous-bois.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 15/09/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
