Secrétariat de direction et des études
Référence : 2026-2341644
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse
Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse Département Génie Civil - Localisation : Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels grille TECH ITRF € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions et activités du poste
Rattaché·e au Directeur du département Génie Civil de l’INSA Toulouse, vous participez au fonctionnement administratif, pédagogique et logistique du département. Vous accompagnez la direction, les responsables pédagogiques et les équipes enseignantes dans la mise en œuvre des formations, le suivi des étudiants et l’organisation des activités du département.
Vous assurez également l’interface entre étudiants, enseignants, vacataires, services administratifs, partenaires académiques et entreprises.
Assistance à la direction
- Organiser les réunions du département (CoDep, bilans pédagogiques, pré-jurys, commissions) : planification, réservation de salles, préparation et diffusion des documents.
- Assurer le suivi administratif des instances : comptes rendus, archivage et suivi des décisions.
- Participer à l’organisation des comités de sélection : convocations, préparation des dossiers et coordination logistique.
- Mettre à jour les outils de suivi, tableaux de bord et indicateurs d’activité.
- Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes.
- Diffuser les informations institutionnelles et pédagogiques.
- Contribuer à la mise à jour des supports de communication.
- Assurer le suivi administratif des relations avec les entreprises.
Secrétariat pédagogique
- Accueillir, informer et accompagner étudiants, enseignants et intervenants extérieurs.
- Élaborer et suivre les emplois du temps en lien avec les responsables de formation.
- Gérer les opérations administratives de scolarité : inscriptions pédagogiques, notes, relevés et suivi des parcours.
- Assurer le recrutement et le suivi administratif des enseignants vacataires.
- Participer au suivi des dispositifs spécifiques (mobilité internationale, doubles cursus, étudiants à statut particulier, etc.).
- Établir les attestations et documents administratifs.
- Veiller à la qualité et à la fiabilité des données pédagogiques et administratives.
Gestion logistique et moyens généraux
- Participer à l’organisation des espaces d’enseignement et de travail.
- Assurer le suivi des demandes de maintenance et d’intervention technique.
- Mettre à jour les informations diffusées par le département.
Suivre les équipements pédagogiques, le mobilier et les salles d’enseignement. - Contribuer à l’organisation matérielle des événements et réunions.
- Assurer la gestion et la distribution du courrier.
Ces missions sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service et les orientations du département.
Contrat
- DD de 12 mois, période d’essai de 2 mois.
- Date de début du contrat : 01/09/2026
- En fonction de la grille de rémunération fonction publique des technicien·nes de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences
- Horaire hebdomadaire 37h30
- Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.
Profil recherché
Profil recherché
De formation de niveau Bac à Bac+2 minimum dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariat, de l'assistanat de direction ou de la gestion de formation, vous justifiez idéalement d'une expérience dans un environnement d'enseignement supérieur, de formation ou au sein d'une structure administrative complexe.
Reconnu·e pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, vous savez travailler en autonomie tout en développant des relations de travail constructives avec des interlocuteurs variés.
Votre sens du service, votre réactivité, votre discrétion professionnelle ainsi que vos qualités relationnelles seront des atouts déterminants pour réussir dans ces fonctions.
Compétences et connaissances attendues
Connaissances
- Fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche (apprécié).
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Réglementation relative à la scolarité et aux recrutements d'intervenants vacataires.
- Méthodologie d'organisation et de suivi d'activités.
- Outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office ou équivalent).
- Règles de classement, d'archivage et de gestion documentaire.
Compétences opérationnelles
- Organiser et planifier des activités dans le respect des échéances.
- Assurer le suivi administratif de dossiers multiples et complexes.
- Rédiger des comptes rendus, courriers, notes et documents administratifs.
- Utiliser des systèmes d'information de gestion et de scolarité.
- Produire et exploiter des tableaux de bord et indicateurs de suivi.
- Accueillir, informer et orienter différents publics.
- Travailler en réseau avec des interlocuteurs variés.
- Appliquer des procédures administratives et réglementaires.
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation et de la méthode.
- Rigueur et fiabilité.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Qualités relationnelles et sens du service.
- Capacité d'adaptation et réactivité.
- Esprit d'initiative et autonomie.
- Capacité à travailler en équipe.
- Gestion des priorités et respect des délais.
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse (INSA Toulouse) est une grande école publique d’ingénieurs, pluridisciplinaire et à vocation internationale, reconnue pour l’excellence de ses formations et la qualité de sa recherche. Placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, l’INSA Toulouse est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) accrédité par la Commission des titres d’ingénieur.
Depuis l’accueil de ses premiers étudiants en 1963, l’INSA Toulouse a connu un développement continu et accueille aujourd’hui plus de 3 300 étudiants. L’établissement diplôme chaque année environ 540 ingénieurs et ingénieures, formés dans le respect de valeurs humanistes constitutives de son modèle.
L’INSA Toulouse met en œuvre un modèle de formation innovant, dans tous les domaines de l'ingénierie, étroitement adossé à une recherche à fort impact, structuré autour de cinq enjeux sociétaux majeurs qui orientent sa stratégie scientifique.
Afin de renforcer son positionnement et son rayonnement, l’INSA Toulouse s’inscrit au cœur d’un écosystème structurant articulé autour de trois piliers complémentaires : le Groupe INSA, l’Université de Toulouse en tant qu’établissement public expérimental (EPE) et l’alliance européenne ECIU University.
Descriptif du service
L’activité de formation et de recherche de l’établissement est organisée autour de huit départements de spécialité, de centres dédiés, de huit laboratoires de recherche, de trois unités mixtes de services / unités d’appui à la recherche, ainsi que de services supports et soutien concourant à la mise en œuvre de ses missions.
La réalisation de l’ensemble des missions de l’INSA Toulouse repose sur un effectif de 764 personnels, comprenant 317 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 447 personnels BIATSS, auxquels s’ajoutent environ 850 vacataires.
À propos de l'offre
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Informations complémentaires
- Dispositif d’accompagnement et de formation performant et motivant
- Conditions de vie au travail et modalités d’organisation du travail attractives
- Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
- Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après période d’intégration
- Protection Sociale Complémentaire obligatoire avec prise en charge à 50% du régime socle.
- Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
- Parking réservé INSA
- Accès aux services de restauration de l’INSA
- Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles et sportives.)
- L’INSA Toulouse est engagé en faveur de l’égalité, la diversité et l’inclusion
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
