Assistant·e de scolarité
Référence : 2026-2325666
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse
Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse Département des Sciences et Technologies Pour l'Ingénieur (STPI) - Localisation : Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels grille ADT P2C € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions et activités du poste
Rattaché·e à la Directrice du département STPI, vous assurez la gestion administrative et pédagogique des étudiant·es des pré-orientations IC et ICBE. Vous êtes l’interlocuteur·trice privilégié·e des étudiant·es, enseignant·es et services administratifs pour toutes les questions liées à la scolarité et à l’organisation des enseignements.
Assurer l’accueil, l’information et l’accompagnement des étudiant·es et des enseignant·es
En lien avec les Directeur·trices d’Études (DE), les Responsables d’Unités de Formation (RUF) et les services de l’établissement :
- Accueillir, informer et orienter les étudiant·es, enseignant·es et intervenant·es.
- Répondre aux demandes relatives à la scolarité et à l’organisation pédagogique.
- Diffuser les informations administratives et pédagogiques.
- Faciliter les échanges entre les différents acteurs de la formation.
Assurer la gestion administrative des étudiant·es et des données de scolarité
En collaboration avec les DE et le Service Scolarité :
- Réaliser les inscriptions pédagogiques.
Produire les listes d’étudiant·es et trombinoscopes. - Mettre à jour et fiabiliser les données de scolarité.
- Éditer et diffuser relevés de notes, attestations et certificats.
- Transmettre les informations nécessaires au suivi des étudiant·es.
Assurer la gestion et le suivi des enseignements
En collaboration avec les RUF et les DE :
- Gérer les emplois du temps dans ADE.
- Réserver les salles et suivre les modifications de planning.
- Informer les étudiant·es et enseignant·es des évolutions.
- Veiller à la cohérence des maquettes et données pédagogiques.
Organiser les examens et les soutenances et assurer la gestion des résultats
En lien avec les responsables pédagogiques et les jurys :
- Préparer l’organisation administrative des examens.
- Assurer le suivi des absences et situations particulières.
- Collecter, contrôler et intégrer les notes.
- Organiser les soutenances de stage et le suivi administratif associé.
- Éditer et diffuser les documents liés aux résultats.
Préparer et assurer le suivi des pré-jurys, commissions pédagogiques et bilans de formation
En collaboration avec les DE :
- Établir les bilans de notes et préparer les dossiers.
- Vérifier la prise en compte des absences.
- Organiser les convocations et documents nécessaires.
- Assurer le suivi administratif des décisions prises.
Contribuer au fonctionnement administratif et à l’organisation des activités du département
En appui à la direction et aux équipes :
- Participer à l’organisation d’actions pédagogiques spécifiques.
- Réaliser les démarches logistiques associées.
- Produire et mettre à jour les documents administratifs.
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers.
Contribuer à l’amélioration continue des procédures et outils de gestion.
Ces missions pourront évoluer selon les besoins du département, les évolutions réglementaires et les outils de gestion de la scolarité.
Profil recherché
Profil recherché
De formation de niveau Bac à Bac+2 minimum dans les domaines de la gestion administrative, vous disposez idéalement d'une première expérience dans un environnement d’enseignement supérieur ou de gestion de la scolarité.
Vous appréciez le travail en équipe et le contact avec des interlocuteurs variés. Vous faites preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion dans le traitement des informations qui vous sont confiées.
Votre sens du service, votre capacité à gérer plusieurs activités simultanément ainsi que votre aptitude à travailler dans des délais contraints constituent des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Compétences et connaissances attendues
Connaissances
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.
- Réglementation relative à la scolarité et aux examens.
- Techniques de gestion administrative.
- Outils de gestion de la scolarité et de planification.
- Environnement bureautique (Word, Excel, etc.).
Compétences opérationnelles
- Appliquer des procédures administratives et réglementaires.
- Organiser et planifier des activités dans le respect des échéances.
- Exploiter des bases de données et des applications de gestion.
- Élaborer, contrôler et mettre à jour des documents administratifs.
- Rédiger et diffuser des informations adaptées aux différents publics.
- Travailler en coordination avec de multiples interlocuteurs.
Compétences comportementales
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Qualités relationnelles et sens de l'accueil.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Réactivité et capacité d'adaptation.
- Esprit d'équipe et sens du service public.
- Autonomie dans l'organisation du travail.
Contrat
- CDD de 12 mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.
- Date de début du contrat : 01/09/2026
- En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoint·e administratif·tive de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences
- Horaire hebdomadaire 37h30
- Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse (INSA Toulouse) est une grande école publique d’ingénieurs, pluridisciplinaire et à vocation internationale, reconnue pour l’excellence de ses formations et la qualité de sa recherche. Placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, l’INSA Toulouse est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) accrédité par la Commission des titres d’ingénieur.
Depuis l’accueil de ses premiers étudiants en 1963, l’INSA Toulouse a connu un développement continu et accueille aujourd’hui plus de 3 300 étudiants. L’établissement diplôme chaque année environ 540 ingénieurs et ingénieures, formés dans le respect de valeurs humanistes constitutives de son modèle.
L’INSA Toulouse met en œuvre un modèle de formation innovant, dans tous les domaines de l'ingénierie, étroitement adossé à une recherche à fort impact, structuré autour de cinq enjeux sociétaux majeurs qui orientent sa stratégie scientifique.
Afin de renforcer son positionnement et son rayonnement, l’INSA Toulouse s’inscrit au cœur d’un écosystème structurant articulé autour de trois piliers complémentaires : le Groupe INSA, l’Université de Toulouse en tant qu’établissement public expérimental (EPE) et l’alliance européenne ECIU University.
Descriptif du service
L’activité de formation et de recherche de l’établissement est organisée autour de huit départements de spécialité, de centres dédiés, de huit laboratoires de recherche, de trois unités mixtes de services / unités d’appui à la recherche, ainsi que de services supports et soutien concourant à la mise en œuvre de ses missions.
La réalisation de l’ensemble des missions de l’INSA Toulouse repose sur un effectif de 764 personnels, comprenant 317 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 447 personnels BIATSS, auxquels s’ajoutent environ 850 vacataires.
La personne recrutée sera affectée au Département des Sciences et Technologies Pour l’Ingénieur (STPI).
À propos de l'offre
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Informations complémentaires
- Dispositif d’accompagnement et de formation performant et motivant
- Conditions de vie au travail et modalités d’organisation du travail attractives
- Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
- Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après période d’intégration
- Protection Sociale Complémentaire obligatoire avec prise en charge à 50% du régime socle.
- Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
- Parking réservé INSA
- Accès aux services de restauration de l’INSA
- Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles et sportives.)
- L’INSA Toulouse est engagé en faveur de l’égalité, la diversité et l’inclusion
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Gestionnaire de scolarité
