Secrétariat du Maire, des élus et de la direction générale des services - COMMUNE DE MAZAN
Référence : O084260503000006
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Mazan
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Expert
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vous apportez une assistance au Maire, aux élus et à la direction générale des services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assure l’accueil physique et téléphonique
- Renseigne et oriente
- Reçoit, filtre et transmet les messages
- Identifie le degré d’urgence des demandes
- Assure une première information des interlocuteurs
Organise l’activité professionnelle du Maire
- Gère l’agenda en tenant compte des priorités et contraintes
- Transmet les messages nécessaires au suivi des dossiers
- Organise les déplacements professionnels
- Assure l’interface avec les interlocuteurs internes et externes
Organise et planifie les réunions
- Planifie les réunions et gère les invitations
- Prépare les dossiers de réunion
- Organise la logistique des réunions (réservation de salles, matériel)
- Prépare les outils nécessaires aux réunions en présentiel ou en visioconférence
- Prend des notes lors de certaines réunions
- Rédige des comptes rendus ou relevés de décisions simples
Gestion du courrier
- Assure la diffusion du courrier aux élus concernés
- Assure le suivi des réponses
Participe à la préparation administrative du Conseil municipal
- Assure la relecture des projets de délibérations
- Prépare les dossiers nécessaires aux séances, pour les élus concernés par des projets
Gestion administrative des dossiers
- Rédige des courriers, notes et documents administratifs
- Suit les circuits de validation (parapheurs)
- Met à jour un annuaire interne (agents, élus, partenaires)
- Assure une veille de la presse sur l’actualité locale
Classement et l’archivage des documents administratifs
- Organise le classement et l’archivage des dossiers
- Veille à la bonne conservation des documents
- Facilite la recherche d’informations
Assure le lien administratif avec les élus
- Transmet les informations nécessaires à l’exercice de leur mandat
- Organise les rendez-vous des élus avec les services ou partenaires
- Assure le suivi administratif des demandes des élus auprès des services
- Facilite la circulation de l’information entre les élus et l’administration
- Assure la diffusion de documents aux élus dans le respect des délais et des règles de confidentialité.
Profil recherché
SAVOIRS :
- Bonne connaissance du contexte et enjeux d’une collectivité
- Maîtrise des circuits de décision et de validation dans une collectivité
- Outils bureautiques et logiciels métiers
SAVOIR-ETRE :
- Sens du service public
- Devoir de réserve
- Rigueur et sens de l’organisation
- Capacité à gérer les priorités
- Réactivité et adaptabilité
- Autonomie dans l’organisation du travail
- Sens relationnel et capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
- Diplomatie et posture professionnelle adaptée à l’environnement institutionnel
- Fiabilité et sens des responsabilités
- Capacité à rendre compte
- Gestion du stress
- Capacité à travailler en transversalité
- Polyvalence
SAVOIR-FAIRE :
- Accueillir et orienter les interlocuteurs
- Gérer un agenda complexe et organiser les priorités
- Organiser et planifier des réunions
- Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs
- Rédiger des comptes rendus simples et relevés de décisions
- Rechercher et transmettre des informations fiables
- Organiser le classement et l’archivage de documents
- Gérer simultanément plusieurs tâches
À propos de l'offre
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- Régime indemnitaire (IFSE + CIA selon entretien professionnel)
- Contrat prévoyance obligatoire (cotisation mensuelle de 1,61% du traitement brut, prise en charge par la commune à hauteur de 50%).
- Contrat santé facultatif, avec participation financière de 15 euros.
- Tickets restaurant après 3 mois échus.
- Forfait mobilités durables.
- Adhésion au CNAS.
- Poste non éligible au télétravail
- Horaires de travail susceptibles de s’adapter aux contraintes des réunions (soirées). -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 08/06/2026
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Assistante / Assistant de direction
