SGCD69 - Chargé(e) d'accueil, du courrier et opérateur(rice) téléphonique – polyvalent(e)

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales
Intégré(e) au sein de l’équipe des agents polyvalents, vous êtes amené(e) à opérer sur les différents sites d’accueil du périmètre SGCD69 (préfecture, DDT, DDPP, DDETS) situés à Lyon et Villeurbanne.
- vous assurez l’accueil du public et et vous orientez les usagers vers le(s) service(s) compétent(s)
- vous fournissez des renseignements de 1er niveau aux usagers qui se présentent à l’accueil du site
- vous contribuez à la sécurisation des accès en assurant un filtrage des visiteurs (ex : vérification identité,...)
- vous assurez la réponse téléphonique du site, avec transfert des appels vers le(s) service(s) compétent(s)
- vous suivez la réservation des salles de réunion, en interne et en externe, à partir des outils en ligne (ex : GRR, GEODIS)
- vous participez à l’élaboration des statistiques relatives au taux de fréquentation de l’accueil, par jour et par direction
- vous assurez la gestion des courriers/courriels du public, avec orientation vers les différents services
- Dans le cadre de votre activité, la connaissance des démarches qualité engagées, et plus particulièrement de Service Public +, est nécessaire.
Votre environnement professionnel
Activités du service :
Le secrétariat général commun départemental est un service déconcentré à vocation interministérielle placé sous l’autorité du Préfet. Il assure l’ensemble des fonctions support de la préfecture et des trois directions départementales interministérielles du Rhône.
Le bureau des relations avec le public fait partie de la Direction Immobilier, Logistique, Accueil. Il est chargé de renseigner et d’orienter le public vers les services compétents (accueil physique, téléphonique, électronique). II assure aussi le traitement des courriers et le courrier réservé du préfet de région. Il assure le suivi des applications mises à disposition du public : SVE, RAA. En préfecture, il garantit la continuité du Centre Opérateurs H24 et accompagne les usagers qui se présentent au Point d’Accueil Numérique (PAN). Le BRP est en charge de l’accueil du public
Composition et effectifs du service :
- 1 A chef(fe) de bureau et 3 B dont un(e) adjoint(e) au(à la) chef(fe) de bureau
- 5 C chargés d’accueil physique, téléphonique, courrier pour la DDT, DDPP, DDETS et PREFECTURE - 3 C chargés du traitement du courrier et des enregistrements au RAA (registre des actes administratifs)
- 11 C chargés d’assurer la continuité du Centre Opérateurs H24 mutualisé en HNO avec 4 préfectures (01,07,26,42)
- 1 B médiateur(rice) du numérique chargé(e) d’accompagner les usagers du Point Numérique (téléprocédures de l’ANTS)
Liaisons hiérarchiques :
N+1 : Chef(fe) du bureau des relations avec le public ou, par intérim, son adjoint(e)
N+2 : Directeur(rice) de la DILA
Liaisons fonctionnelles :
Avec l’ensemble des services du périmètre SGC et autres partenaires institutionnels