Un-e assistant-e administratif-ve chargé-e de l'accueil de la Mairie - Commune du Passage d'Agen

Sous l'autorité de la responsable du service Relations avec les habitants et démocratie participative, vous assurerez les missions d'accueil du public de la Mairie et des missions d'assistance administrative au service.

Accueil, information et orientation du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers dans le respect des valeurs du service public.
- Accueillir, renseigner, informer et orienter les usagers afin de faciliter leurs démarches administratives.
- Identifier les demandes, les qualifier, les prioriser et orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.
- Assurer la gestion du standard téléphonique, la prise et la transmission des messages.
- Renseigner les usagers sur l'organisation, le fonctionnement et les services de la collectivité.
- Orienter, le cas échéant, les usagers vers les partenaires institutionnels compétents.
- Assurer la gestion des prises de rendez-vous du conciliateur de justice.
- Réguler l'accès aux locaux et veiller au bon fonctionnement de l'espace d'accueil.
- Gérer avec discernement les situations sensibles, les tensions et les demandes urgentes.

Interface entre l'accueil et les services municipaux
- Assurer l'interface entre le guichet d'accueil et les services de la collectivité afin de faciliter les démarches des usagers.
- Informer et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives, notamment dématérialisées.
- Renseigner les administrés sur les procédures en ligne et les accompagner dans l'utilisation des services numériques (prise de rendez-vous Passeport/CNI, démarches dématérialisées, etc.).

Assurer la communication des informations en interne
- Assurer la transmission quotidienne des informations, messages, courriels et demandes aux services concernés.
- Assurer le suivi et la traçabilité des messages au moyen d'un registre de main courante.
- Transmettre à la responsable de service les demandes de rendez-vous et les sollicitations adressées au Maire.
- Recenser les besoins des usagers en matière d'information et de documentation.
- Assurer la diffusion des informations institutionnelles par voie d'affichage au sein de l'espace accueil et sur les supports dédiés de la collectivité.

Tâches administratives :
- Collaborer à la mise à jour et au suivi des contenus diffusés sur le site internet et le totem numérique de la collectivité.
- Participer à la gestion des stocks et à l'inventaire des fournitures administratives, des denrées et des goodies du service.
- Collaborer à l'organisation administrative et logistique des cérémonies, manifestations et événements confiés au service.
- Assurer la réalisation des opérations administratives liées aux événements (création de badges, chevalets, publipostage, préparation et envoi des courriers et invitations).,