Université Lyon 1 - Secrétaire de département (H/F)
Référence : 2026-2293615
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : Site Villeurbanne Gratte-Ciel, 17 rue de France 69100 Villeurbanne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 2212,03€ (brut/mois) € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du chef de département, vous assurerez les activités du secrétariat et la gestion administrative du département GIM de l'IUT Lyon 1, c'est à dire de la formation BUT GIM et des licences professionnelles associées au département GIM (MSI, MBI), en effectuant les tâches suivantes :
- accueil, scolarité
- comptabilité, achats
- assistance pédagogique auprès des enseignants et responsables de licences professionnelles (LP MSI/MBI)
- gestion des conventions de stage des étudiants
- organisation des examens, soutenances et jurys
- promotion du département
- transfert des dossiers des vacataires
- responsable des archives
Activités principales :
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes
- Rédiger des notes et des courriers administratifs
- Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
- Enregistrer les données budgétaires
- Créer des documents divers (courriers, tableaux, certificats administratifs...) dans le cadre des activités de gestion du service
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires)
- Classer et archiver des documents
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Profil recherché
Compétences attendues :
- Savoir rendre compte
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Travailler en équipe
- Aptitude a gérer plusieurs dossiers
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Utiliser les logiciels spécifiques a l'activité
- Gérer un budget
- Gérer les stocks et les commandes
Connaissances :
- Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Systèmes d'information budgétaires et financiers
- Collecter l'information pertinente et nécessaire a l'accomplissement de sa mission
- Dispositifs de formation initiale et continue
- Appliquer une démarche qualité
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Accueillir et prendre des messages
- Contrôler et suivre les conditions de conservation des archives
- Accueillir, renseigner et servir les usagers
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques a l'activité
- Définir et suivre des budgets
- Maitriser les fonctionnalités du logiciel de gestion des études et des étudiants
- Règlementation applicable aux différentes catégories d'étudiants (inscriptions, cursus, bourses)
- Analyser des données et des informations disponibles dans le cadre d'une problématique
- Culture internet
Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Savoir communiquer
- Gérer les situations d'urgence
- Savoir gérer les aléas
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
La personne recrutée interviendra au département Génie Industriel et Maintenance (GIM) de l’IUT Lyon 1. Ce département accueille environ 250 étudiants qui reçoivent une formation de 2000 heures (hors projets et stages) sur trois ans. L’équipe pédagogique comprend une quinzaine d’enseignants titulaires (du secondaire et enseignants-chercheurs) et une quarantaine de vacataires d'enseignement. La formation BUT GIM a un caractère technologique et professionnalisant.
À propos de l'offre
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En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : job-ref-nfmyhfne65@emploi.beetween.com
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Secrétaire
