agent d'accueil et de sécrétariat - SAVIGNY LE TEMPLE
Référence : O077260527001370
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Savigny-le-Temple
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’agent assure l’accueil physique et téléphonique de la Direction des Espaces publics et naturels du Centre Technique Municipal de l’Etain et participe aux tâches administratives
Missions :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction en traitant les demandes associées.
- Représenter la Direction avec diplomatie et sens du service public.
- Saisir les demandes téléphoniques et courriers dans ATAL.
- Assurer le suivi complet : transmission aux responsables, relance des partenaires institutionnels (GPS, entreprises…), suivi des retours.
- Rédiger les réponses aux riverains en veillant à la qualité rédactionnelle et à la cohérence institutionnelle. Outil « Le parapheur »
- Classer, archiver et alimenter les tableaux de bord de suivi.
- Prendre en charge l’ensemble des missions de secrétariat courant :
- Gestion du courrier (entrée/sortie), classement, diffusion, archivage,
- Suivi des DT/DICT (création, envoi dématérialisé, relances, classement),
- Organisation des réunions (convocations, préparation de dossiers),
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus.
- Préparer, créer et suivre les bons de commande pour l’ensemble des services de la Direction.
- Effectuer le suivi des factures (vérification, rapprochements, tableaux de suivi).
- Participer à la préparation budgétaire en lien avec le responsable administratif et financière.
- Participer au montage des marchés publics (très important)
Suivre les arrêtés du CTM (enregistrement, diffusion, archivage).
- Aider ponctuellement à la rédaction d’arrêtés via WebDelib (en binôme avec la RAF).
- Gérer les demandes des services municipaux et associations :
Réservation de salles, confirmations, archivage,
Suivi des mouvements des clés.
- Participation à la rédaction d’arrêtés municipaux via WebDelib.
• Prise de notes en réunions de direction.
• Soutien ponctuel à l’organisation des rotations de bus, en lien avec la RAF et son équipe.
• Appui aux extractions ATAL et bilans annuels.
• Participation à la logistique bureautique (fournitures, petit matériel informatique).
• Participation au suivi RH des effectifs.
Profil recherché
Savoirs :
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Avoir des notions en bâtiment, espaces publics, domaine public (un plus).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs.
• Bases en gestion comptable et budgétaire.
• Connaissance des procédures administratives (courriers, arrêtés, DI…).
• Techniques rédactionnelles pour courriers administratifs.
Savoir-faire :
• Accueillir et orienter le public.
• Instruire des dossiers et assurer un suivi rigoureux.
• Rédiger et mettre en forme documents et courriers.
• Analyser une demande, identifier les urgences, prioriser.
• Communiquer avec clarté et diplomatie.
• Archiver et organiser l’information efficacement.
• Gérer des situations de tension ou d’impatience avec professionnalisme.
Savoir-être :
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
• Réactivité et capacité d’adaptation.
• Esprit d’équipe et coopération.
• Autonomie et prise d’initiative.
• Maîtrise de soi, gestion du stress.
• Sens du service public et diplomatie dans les réponses aux usagers.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Mme Marie-Line PICHERY
Direction des Ressources Humaines
1 Place François Mitterrand B.P. 147
77547 SAVIGNY LE TEMPLE CEDEX
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 06/09/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
