Une gestionnaire administrative ou un gestionnaire administratif

·         Vérifier la complétude, la validité et la conformité des pièces justificatives nécessaires au remboursement des frais et au versement des indemnités ;

·         Contrôler les informations relatives aux déplacements avant toute réservation, notamment pour les trajets et les hébergements ;

·         Organiser et réserver les déplacements dans l’application dédiée et auprès du prestataire de voyages titulaire du marché ministériel (Amplitudes) ;

·         S’assurer que les demandes de remboursement sont conformes aux règles et modalités applicables aux missions du Hcéres ;

·         Traiter les indemnités des experts et des conseillers scientifiques et assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur mise en paiement.

La ou le gestionnaire administratif contribue également au suivi de l’activité du pôle Missions du département, notamment par l’alimentation et la mise à jour des outils et tableaux de bord nécessaires au suivi des dossiers. Elle ou il peut être amené à signaler à l’adjoint à la cheffe de département les éventuelles difficultés, situations urgentes ou retards nécessitant une attention particulière. Elle ou il participe par ailleurs à la préparation des campagnes d’évaluation et au suivi des échéances administratives relevant de son périmètre.

À l’aise avec les outils informatiques et les procédures administratives, la ou le gestionnaire administratif travaille en étroite collaboration avec les services supports du Hcéres ainsi qu’avec le prestataire de voyages. Elle ou il est amené à échanger régulièrement, à l’écrit comme à l’oral, avec des interlocuteurs internes et externes aux profils et niveaux de responsabilité variés : directeurs et directrices, cheffes et chefs de département, agents des départements d’évaluation, conseillères et conseillers scientifiques, personnels du secrétariat général, expertes et experts.