Agent chargé de l'accueil, du secrétariat général, de l'état civil et du suivi administratif
Référence : O059260707002014
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Willems
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Assurer l'accueil du public et la gestion polyvalente des activités de secrétariat général de la mairie, en prenant en charge le suivi administratif des dossiers relevant notamment du conseil municipal, de l'état civil, du suivi des contrats et de la gestion du cimetière.
Missions principales
Accueil et relation aux usagers
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
• Renseigner, orienter et accompagner les administrés dans leurs démarches.
• Assurer une première information sur les procédures administratives relevant de la commune.
• Réceptionner, filtrer et transmettre les demandes aux interlocuteurs compétents.
Secrétariat général
• Assurer le traitement du courrier entrant et sortant.
• Gérer les courriels, le classement et l'archivage des documents.
• Mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer le suivi administratif courant des dossiers de la mairie.
• Gérer les agendas, prises de rendez-vous et transmissions internes si besoin.
Conseil municipal
• Participer à la préparation administrative des séances du conseil municipal.
• Préparer les convocations et les dossiers transmis aux élus.
• Assurer la mise en forme et le suivi des délibérations, comptes rendus, procès-verbaux et actes administratifs.
• Veiller au classement, à l'archivage et au suivi des actes pris par la collectivité.
État civil
• Assurer l'accueil et l'information des usagers en matière d'état civil.
• Participer à l'instruction et au suivi administratif des dossiers liés aux naissances, mariages, décès et autres actes.
• Établir, enregistrer et délivrer les actes et documents relevant du service, dans le respect de la réglementation et des habilitations.
• Tenir et mettre à jour les registres et outils de suivi.
Suivi des contrats
• Assurer le suivi administratif des contrats de la collectivité selon l'organisation interne.
• Centraliser les échéances, renouvellements et pièces administratives utiles.
• Assurer le suivi documentaire et l'archivage des contrats et conventions.
• Alerter la hiérarchie sur les échéances et besoins de mise à jour.
Gestion du cimetière
• Assurer le suivi administratif des concessions funéraires.
• Mettre à jour les registres, tableaux et outils de suivi du cimetière.
• Accueillir et renseigner les familles et interlocuteurs concernés.
• Suivre les demandes, renouvellements, reprises et documents liés à la gestion du cimetière.
Activités secondaires
• Appui ponctuel aux autres missions administratives de la mairie.
• Participation à la continuité du service public en fonction des besoins du service.
• Polyvalence sur les dossiers transversaux de l'administration communale.
Profil recherché
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement communal.
• Connaissance des règles administratives applicables aux actes, courriers et procédures de base.
• Connaissances en état civil, gestion administrative et suivi des actes de collectivité appréciées.
• Notions en gestion funéraire et suivi administratif des contrats appréciées.
Savoir-faire
• Accueillir et orienter le public avec courtoisie et efficacité.
• Rédiger des courriers et documents administratifs avec rigueur.
• Organiser, classer et suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers.
• Respecter les procédures, les délais et la confidentialité des informations traitées.
Savoir-être
• Sens du service public
• Rigueur et organisation
• Discrétion professionnelle
• Qualités relationnelles
• Polyvalence
• Autonomie
• Capacité d'adaptation
• Fiabilité
Profil de recrutement
Formation / expérience
• Expérience sur un poste similaire en collectivité territoriale appréciée.
• Expérience en accueil du public et gestion administrative souhaitée.
• Pour un recrutement en catégorie B, aptitude à assurer un suivi administratif plus autonome, une qualité rédactionnelle soutenue et une bonne maîtrise des actes administratifs.
Conditions d'exercice
• Travail en mairie, au contact direct du public.
• Disponibilité ponctuelle liée aux contraintes du service et au calendrier institutionnel, notamment pour la préparation des conseils municipaux.
• Manipulation et suivi de dossiers à caractère confidentiel.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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CV + Lettre de motivation + arrêté de nomination à jour
Merci d'adresser vos candidatures sur le site emploi-territorial
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif, Rédacteur
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 08/08/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
