Agent d'accueil - Assistante administrative - MAIRIE DE VARILHES

Affectation Pôle Accueil Secrétariat

Fonctions d’accueil - assistante administrative
Accueil physique et téléphonique des usagers
Renseignement du public sur place ou par téléphone
Interface avec les autres services de la collectivité
Orientation, accompagnement du public vers les services ou organismes compétents
Constitution, actualisation et diffusion d’un fonds de documentation
Affichage d’informations
Délivrance de documents/formulaires, courriers des associations et des élections de domicile
Actualisation hebdomadaire des téléphones portables pour l’astreinte du service technique
Communication et échanges quotidiens avec les autres services
Prise de RDV, traitement des demandes et remise des titres sécurisés
Gestion des demandes et des plannings de réservations des salles municipales avec remise des clés
Traitement des demandes de prêt de matériel en lien avec le service technique
Gestion du planning des élus pour l’état des lieux du Centre de Loisirs
Envoi et rédaction de mails
Mise en forme de courriers

Communication
Sous la direction de la DGS et de l’élu chargé de la communication, préparation des supports de communication diffusés par la Mairie
Préparation de courriers, de mails et documents divers de communication (affiches, flyers, invitations, calendrier mensuel des animations…) pour les évènements, réunions et manifestations organisés par la Mairie.
Festivités de fin d’année des Aînés : préparation et actualisation des listes, élaboration des tournées de distribution, recensement des inscriptions à cette animation…
Actualisation régulière des informations sur le panneaux lumineux (vie associative, annonces manifestations, informations Mairie…), le site internet et l’application NEOCITY
Relations avec la presse pour publication articles et médias
Numérisation des articles de presse concernant la Commune et diffusion aux élus
Participation à des réunions de travail

Associations
Relations avec les associations et l’élue en charge du secteur associatif
Rédaction de courriers divers, de mails, réalisation de tableaux à la demande de la DGS
Mise en forme des conventions de mise à disposition des salles, des règlements intérieurs
Gestion des demandes de débits de boissons temporaires Gestion administrative de l’organisation de la journée des associations, Ariège Tour et autres manifestation organisées par la Commune

Activités secondaires
En l’absence de l'agents affecté à ces missions :
Enregistrement du courrier arrivé et du courrier départ
Gestion hebdomadaire de la permanence des adjoints avec transfert des appels
Consultation des mails accueil@mairievarilhes.fr et gestion si nécessaire en fonction de l’urgence
Rappel d’informations importantes (RDV, réunions…)