Assistant / Assistante de formation

Vos missions

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la structure.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Vos activités principales

Accueillir et informer les différents publics du service : enseignants, étudiants, stagiaires et partenaires extérieurs
Organiser des réunions d’information collectives à destination des prospects
Conduire des entretiens individuels relatifs au financement des formations
Établir les devis destinés aux stagiaires et aux entreprises
Collecter, traiter, contrôler et archiver des informations spécialisées ; constituer des dossiers documentaires et accompagner les publics dans leurs recherches
Organiser, réaliser et assurer le suivi des entretiens de préadmission
Inscrire les stagiaires auprès du service de scolarité, préparer les examens, saisir les notes et éditer les relevés de résultat
Préparer les jurys d’examen et assurer la saisie des notes
Élaborer les plannings annuels
Saisir dans l’application de gestion les emplois du temps élaborés par les responsables pédagogiques et assurer le suivi des modifications
Mettre en œuvre les programmes de formation
Établir les conventions et/ou contrats de formation
Assurer la gestion et le suivi administratifs des activités du service
Gérer les feuilles d’émargement et assurer le suivi des absences
Alimenter les bases de données et répondre aux enquêtes
Assurer une communication régulière avec l’antenne Financement-Recettes concernant les ouvertures et les clôtures de sessions
Effectuer les enregistrements sur les plateformes de financement
Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations
Constituer et mettre à jour des dossiers documentaires
Participer à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences et de colloques
Réaliser les documents liés aux manifestations et aux colloques
Retranscrire à l’écrit les informations recueillies à l’oral.