Assistant administratif (H/F) - CONSEIL REGIONAL PROVENCE-ALPES-COTE D'AZUR
Référence : O013260928000139
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Marseille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assistant administratif (H/F)
Missions :
- Organisation et gestion des agendas
- Assurer un appui administratif et organisationnel auprès des élus (Présidents de Commission et/ou Vice-Présidents)
Activités :
- Traitement des informations, courriers et mails
- Accueil physique et téléphonique
- Préparation et suivi des dossiers
- Logistique des réunions et sessions
- Classement et archivage
- Organisation et gestion d’agenda
- Gestion des agendas des élus et coordination avec les secrétariats
- Traitement des invitations, courriers, scans et transmissions
- Mise en forme de courriers et notes, classement et archivage numérique
- Préparation des dossiers de réunion, ordres du jour, réservation de salles
- Suivi des tableaux d’équipe et mise à jour régulière
- Echanges réguliers avec la Chefferie de cabinet, le groupe et les directions opérationnelles (notamment les services des représentations et presse)
- Gestion des représentations du Président et déplacements des élus
- Vérification et préparation des éléments (notes, discours)
- Organisation des déplacements : ordres de mission, transport, hébergement
- Saisie et suivi des notes de frais Echanges réguliers avec l’unité des élus, la Chefferie de cabinet et le groupe, les services représentations et planification)
- Gestion des sessions
- Organisation des pré-CET et suivi des dossiers CET
- Lecture des ordres du jour et vérification des concordances (n° de rapport, déports, consignes de vote)
- Préparation des dossiers AP/CP : transmission des ordres du jour, fiches « résumés », Questions/Réponses
- Collecte des informations pour la réservation des nuitées avant plénière
- Transmission des vouchers aux élus
- Participation à la relecture et correction des lettres après-vote
- Consultation de la Kbox et téléchargement des éléments pour transmission aux élus
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Profil recherché
Savoirs théoriques complémentaires :
- Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil
Savoir faire :
- Aisance rédactionnelle et orale
- Disposer d’une organisation méthodique (organiser, prioriser)
- Capacité de gérer plusieurs élus à la fois et de savoir rendre compte
- Travailler en transversalité avec capacité d’anticipation
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Créer et suivre des tableaux de bords, gérer des bases de données
- Saisir, mettre en forme des courriers et créer des publipostages
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et logiciels spécifiques
Savoir être :
- Faire preuve de méthode, d’organisation et de disponibilité (travailler sur des plages horaires étendues)
- Autonomie, rigueur, réactivité et polyvalence
- Aptitudes rédactionnelles, relationnelles et capacité d’écoute
- Sens du travail en équipe et du service public
- Devoir d'information, d'alerte et de réserve
- Discrétion et confidentialité
FORMATIONS ET DIPLÔMES
Niveau Bac à Bac +2
Formation de secrétariat ou d'assistant ou expérience équivalente
Qui sommes-nous ?
La Région est la collectivité locale qui constitue le plus vaste échelon de l’organisation territoriale en France, caractérisée par l’étendue de son territoire et son rôle stratégique. Elle est dotée de la personnalité morale et de l’autonomie administrative et financière. Elle agit à une échelle stratégique, au-delà du quotidien immédiat des habitants. La région définit des politiques publiques dans le cadre fixé par la loi, en lien avec l’État et les autres collectivités.
Son assemblée délibérante est le Conseil régional, élu au suffrage universel. Le Président du Conseil régional, élu par les conseillers régionaux, est l’autorité territoriale : il est le chef de l’administration régionale, l’employeur des agents, et il est le représentant de l’État dans le domaine de la coordination économique. Son rôle est essentiel pour négocier les grands contrats de plan avec l’État et l’Union Européenne (gestion des fonds européens). La Région est l’échelon de la planification à long terme, du développement économique et de la gestion des grands services publics d’intérêt régional, ce qui en fait un employeur axé sur l’ingénierie de projets et la stratégie territoriale.
Les compétences de la région portent principalement sur le développement économique et l’aménagement du territoire. Elle est notamment chef de file de l’aide aux entreprises, de l’innovation et de l’attractivité du territoire. Elle organise également les transports régionaux (trains régionaux, cars interurbains) en dehors des périmètres métropolitains, la planification territoriale, la formation professionnelle et l’apprentissage. La région intervient aussi dans la transition écologique, l’aménagement durable et le numérique.
La région joue un rôle central dans les politiques éducatives et de formation. Elle est responsable de la construction, de l’entretien et du fonctionnement des lycées, ainsi que de l’équipement pédagogique et numérique de ces établissements. Elle est responsable de l’apprentissage et accompagne les parcours de formation tout au long de la vie, en lien étroit avec les besoins économiques locaux et les évolutions des métiers.
Travailler au sein d’un Conseil régional, c’est s’inscrire dans une administration dont les projets se mesurent à l’échelle d’un territoire entier. Les métiers y sont souvent spécialisés et stratégiques : experts en développement économique, gestionnaires de fonds européens, urbanistes, ingénieurs en transport, personnels techniques des lycées… Si vous êtes à la recherche d’une carrière où vous pourrez piloter des projets d’envergure, influencer la compétitivité d’un territoire et contribuer aux grandes transitions (énergie, numérique), la Région offre un environnement professionnel exaltant et tourné vers l’avenir.
À propos de l'offre
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Adresser lettre de motivation + curriculum vitae + arrêté de situation administrative sous la référence JO/HR N°10111 – Assistant administratif (H/F) -DGACPAJ/DDAAJ/SAER
Soit directement par le site internet de la Région :
Se rendre à l’adresse suivante
https://www.maregionsud.fr/recrutement
Puis cliquer sur la rubrique « Consultez nos offres d’emploi ».
Soit par courrier à : Région Provence-Alpes-Côte d'Azur
Monsieur le Président
Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Hôtel de Région
13481 Marseille Cedex 20
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 27/11/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
