Assistant auprès du chef de service (H/F) - CONSEIL REGIONAL PROVENCE-ALPES-COTE D'AZUR
Référence : O013260928001597
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Marseille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assistant auprès du chef de service
Missions :
- Assister le chef de service dans son activité quotidienne
- Assurer les missions de secrétariat du service
- Assurer un lien entre les différents assistants des chefs de services de la Direction
Activités
-Assister le chef de service dans la préparation des séquences
- Assister le chef de service dans la préparation de documents protocolaires
- Mettre à jour quotidiennement l’agenda des séquences organisées par la direction du protocole à partir de l’agenda du Président et assurer l’envoi hebdomadaire.
- Organiser toutes les semaines, en lien avec le chef de service, la réunion de service : prise de notes et rédaction des comptes rendus
- faire des points quotidiens sur les réservations de salles
- informer les chefs de projet des changements d’agenda ou de salle
- faire circuler les informations des séquences entre les services de la direction
- accueil téléphonique du service : répondre aux demandes, orienter les usagers, transmettre les messages
- Suivre et mettre à jour l’agenda du chef de service (planification des rendez-vous et des réunions, réservation des salles)
-Assurer la gestion des mails du chef de service : tri, dispatching, traitement, suivi et classement
- Effectuer la mise en forme, la mise sous pli et l'envoi des invitations protocolaires ou des courriers pour le Président
- Elaborer les badges, signalétique, etc. en lien avec le chef de projet en charge de la séquence
- assister le chef de projet à l’organisation des voyages officiels du Président
- Garantir la gestion des fournitures administratives via les téléprocédures
- Accueillir les visiteurs et les participants aux réunions de travail organisées par le service du protocole
- Participer avec l’ensemble de l’équipe aux grandes séquences organisées par le protocole
- Assurer le suivi de la gestion du personnel du service (présence des agents, formations, congés, maladie, relations avec la DRH)
- Représenter l’interface entre les agents et le chef de service pour les questions relevant de l’administratif et du fonctionnement du service
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Profil recherché
Savoirs :
- Techniques de secrétariat (EXCELL et word niveau confirmé)
- Techniques et outils de gestion des bases de données
- Connaissance des outils de communication : standard, internet
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance du territoire (organisme extérieurs, préfecture, Mairie)
- Connaissance de l'organisation de la collectivité
- Techniques de classement et d'archivage
Savoir-faire :
- Organiser et gérer la communication en situation d'urgence
- Maîtrise des outils bureautiques, d’internet et du publipostage
- Construire des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, etc.)
- Elaborer des supports de communication
- Organiser son travail et ses dossiers
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Capacités rédactionnelles et orales
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de courriers ou documents
Savoir-être:
- Rigueur
- Réactivité
- Confidentialité
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Sens relationnel
Formations et diplômes :
Niveau Bac à Bac + 2 (BTS secrétariat) souhaité
Permis souhaité
Qui sommes-nous ?
La Région est la collectivité locale qui constitue le plus vaste échelon de l’organisation territoriale en France, caractérisée par l’étendue de son territoire et son rôle stratégique. Elle est dotée de la personnalité morale et de l’autonomie administrative et financière. Elle agit à une échelle stratégique, au-delà du quotidien immédiat des habitants. La région définit des politiques publiques dans le cadre fixé par la loi, en lien avec l’État et les autres collectivités.
Son assemblée délibérante est le Conseil régional, élu au suffrage universel. Le Président du Conseil régional, élu par les conseillers régionaux, est l’autorité territoriale : il est le chef de l’administration régionale, l’employeur des agents, et il est le représentant de l’État dans le domaine de la coordination économique. Son rôle est essentiel pour négocier les grands contrats de plan avec l’État et l’Union Européenne (gestion des fonds européens). La Région est l’échelon de la planification à long terme, du développement économique et de la gestion des grands services publics d’intérêt régional, ce qui en fait un employeur axé sur l’ingénierie de projets et la stratégie territoriale.
Les compétences de la région portent principalement sur le développement économique et l’aménagement du territoire. Elle est notamment chef de file de l’aide aux entreprises, de l’innovation et de l’attractivité du territoire. Elle organise également les transports régionaux (trains régionaux, cars interurbains) en dehors des périmètres métropolitains, la planification territoriale, la formation professionnelle et l’apprentissage. La région intervient aussi dans la transition écologique, l’aménagement durable et le numérique.
La région joue un rôle central dans les politiques éducatives et de formation. Elle est responsable de la construction, de l’entretien et du fonctionnement des lycées, ainsi que de l’équipement pédagogique et numérique de ces établissements. Elle est responsable de l’apprentissage et accompagne les parcours de formation tout au long de la vie, en lien étroit avec les besoins économiques locaux et les évolutions des métiers.
Travailler au sein d’un Conseil régional, c’est s’inscrire dans une administration dont les projets se mesurent à l’échelle d’un territoire entier. Les métiers y sont souvent spécialisés et stratégiques : experts en développement économique, gestionnaires de fonds européens, urbanistes, ingénieurs en transport, personnels techniques des lycées… Si vous êtes à la recherche d’une carrière où vous pourrez piloter des projets d’envergure, influencer la compétitivité d’un territoire et contribuer aux grandes transitions (énergie, numérique), la Région offre un environnement professionnel exaltant et tourné vers l’avenir.
À propos de l'offre
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Nous vous remercions de bien vouloir candidater en ligne en joignant votre CV et votre lettre de motivation.
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence AD à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 - Marseille
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/06/2027
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Assistante / Assistant de direction
