Assistant de gestion administrative - Mairie de TARBES
Référence : O065260629001837
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Tarbes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La ville de Tarbes recrute un Assistant de gestion administrative, à l’Administration de direction / Secrétariat du Maire et des élus, catégorie C, filière administrative, à temps complet.
Sous l’autorité de la Responsable du service mutualisé, l’Assistant de gestion administrative aura les missions principales suivantes :
➢ Assurer l’accueil et le secrétariat du service :
- Accueil téléphonique du service et gestion des mails
- Préparation des agendas et incrémentation de l’app « agenda des élus »
- Aide à la préparation des dossiers pour réunions et rendez-vous puis retranscription des relevés de décisions pour suivi
- Aide à la création de documents
- Archivage du service
- Gestion du courrier Therefore, frappe de courriers
- Gestion des ressources (réservation salles, véhicules…)
➢ Suivre et gérer les productions des services :
- Enregistrement, traitement et suivi des notes / rapports / virements de crédits
- Tenue à jour du tableau de suivi
- Contrôle du respect des procédures
- Contribution à la mise à jour de l’intranet
➢ Assurer la gestion des fournitures
➢ Ponctuellement, renforcer le service en cas d’absence ou de surcroit d’activité et participer à des évènements d’intérêt général.
Conditions du poste :
Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie C, filière administrative
- Cadre d’emploi : Adjoint administratif
- NBI : 10 secrétariat exclusif notamment en termes d’horaires
- Rémunération afférente au cadre d’emploi + régime indemnitaire + prime de fin d’année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT.
Profil recherché
- Connaissance des normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte
- Maitrise de la grammaire et l'orthographe
- Maitrise des outils de bureautiques
- Connaissance de logiciels spécifiques (Therefore, Amétys, Acrobat Pro)
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et de ses compétences
- Connaissance des procédures administratives
- Savoir tenir un standard téléphonique
- Savoir utiliser plusieurs messageries électroniques (Outlook) et agendas
- Respecter les délais
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Établir des tableaux de suivi des activités
- Savoir renseigner un interlocuteur et le réorienter si nécessaire
- S’exprimer avec aisance
- Savoir travailler en équipe
- Compétences rédactionnelles
- Autonomie esprit d'initiative,
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Discrétion, être digne de confiance
- Rigueur, organisation, gestion des priorités
- Sens de l’anticipation, réactivité
- Faire preuve de bon sens
- Rapidité d'adaptation
- Sens du service public.
Qui sommes-nous ?
Idéalement située au pied des Pyrénées et à 1h30 de la côte Atlantique, la ville de Tarbes, Préfecture des Hautes-Pyrénées de près de 44 000 habitants, sait prendre le temps de vivre.
Ville au patrimoine fort et aux parcs remarquables (Jardin Massey, Haras de Tarbes...), elle offre un cadre de vie idéal et familial où la culture, le sport, la restauration et les festivals rythment la vie de ses habitants : Tournoi mondial de tennis « Les Petits As », Scène nationale Le Parvis, Equestria, Tarbes en Tango...
Côté développement économique, Tarbes est au coeur d'une agglomération active, entreprenante, innovante et ambitieuse.
Travailler à la Ville, c'est mener des actions concrètes pour développer le territoire et améliorer le cadre de vie des habitants.
À propos de l'offre
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Des renseignements complémentaires pourront être obtenus auprès de Mme Ingrid CHERECHES, chef du service Administration de direction / secrétariat du Maire et des élus : 05 62 44 38 03.
Les candidatures (CV+ lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) devront être adressées à l'attention de Monsieur le Maire, par mail : recrutement@mairie-tarbes.fr ou par courrier : Mairie de Tarbes - Service Ressources Humaines - Place Jean Jaurès - BP 31329 - 65000 TARBES cedex 9
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/08/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
