Assistant de gestion administrative - Mairie de TARBES
Référence : O065260629001837
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Tarbes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La ville de Tarbes recrute un Assistant de gestion administrative, à l’Administration de direction / Secrétariat du Maire et des élus, catégorie C, filière administrative, à temps complet.
Sous l’autorité de la Responsable du service mutualisé, l’Assistant de gestion administrative aura les missions principales suivantes :
➢ Assurer l’accueil et le secrétariat du service :
- Accueil téléphonique du service et gestion des mails
- Préparation des agendas et incrémentation de l’app « agenda des élus »
- Aide à la préparation des dossiers pour réunions et rendez-vous puis retranscription des relevés de décisions pour suivi
- Aide à la création de documents
- Archivage du service
- Gestion du courrier Therefore, frappe de courriers
- Gestion des ressources (réservation salles, véhicules…)
➢ Suivre et gérer les productions des services :
- Enregistrement, traitement et suivi des notes / rapports / virements de crédits
- Tenue à jour du tableau de suivi
- Contrôle du respect des procédures
- Contribution à la mise à jour de l’intranet
➢ Assurer la gestion des fournitures
➢ Ponctuellement, renforcer le service en cas d’absence ou de surcroit d’activité et participer à des évènements d’intérêt général.
Conditions du poste :
Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie C, filière administrative
- Cadre d’emploi : Adjoint administratif
- NBI : 10 secrétariat exclusif notamment en termes d’horaires
- Rémunération afférente au cadre d’emploi + régime indemnitaire + prime de fin d’année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT.
Profil recherché
- Connaissance des normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte
- Maitrise de la grammaire et l'orthographe
- Maitrise des outils de bureautiques
- Connaissance de logiciels spécifiques (Therefore, Amétys, Acrobat Pro)
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et de ses compétences
- Connaissance des procédures administratives
- Savoir tenir un standard téléphonique
- Savoir utiliser plusieurs messageries électroniques (Outlook) et agendas
- Respecter les délais
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Établir des tableaux de suivi des activités
- Savoir renseigner un interlocuteur et le réorienter si nécessaire
- S’exprimer avec aisance
- Savoir travailler en équipe
- Compétences rédactionnelles
- Autonomie esprit d'initiative,
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Discrétion, être digne de confiance
- Rigueur, organisation, gestion des priorités
- Sens de l’anticipation, réactivité
- Faire preuve de bon sens
- Rapidité d'adaptation
- Sens du service public.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Des renseignements complémentaires pourront être obtenus auprès de Mme Ingrid CHERECHES, chef du service Administration de direction / secrétariat du Maire et des élus : 05 62 44 38 03.
Les candidatures (CV+ lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) devront être adressées à l'attention de Monsieur le Maire, par mail : recrutement@mairie-tarbes.fr ou par courrier : Mairie de Tarbes - Service Ressources Humaines - Place Jean Jaurès - BP 31329 - 65000 TARBES cedex 9
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/08/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
