Assistant du service des Assemblées (F/H) - VILLE DE VANNES
Référence : O056261027000860
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Vannes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vous aimez organiser, coordonner et contribuer au bon fonctionnement de la vie institutionnelle d’une collectivité ? Rejoignez le service des Assemblées et prenez part à l’organisation des instances municipales et au suivi des actes administratifs qui rythment l’action publique locale.
Au sein du Secrétariat général, vous intégrerez une équipe de trois personnes et travaillerez en lien étroit avec le responsable du service des Assemblées.
Au cœur du fonctionnement institutionnel de la collectivité, vous assurerez la préparation et le suivi des réunions, la gestion des actes administratifs et l’appui organisationnel au Secrétariat général. Un poste polyvalent, qui mobilise votre sens de l’organisation, votre maîtrise rédactionnelle et votre capacité à anticiper les échéances.
Organiser et préparer les réunions institutionnelles
• Participer à l’élaboration des ordres du jour des réunions de la Direction générale et de la municipalité.
• Recueillir les informations nécessaires, identifier les intervenants et préparer les dossiers.
• Diffuser les ordres du jour et les comptes rendus par courriel et sur le portail des élus.
• Gérer l’agenda du service des Assemblées, envoyer les invitations et réserver les salles.
Assurer le suivi des actes administratifs
• Veiller au respect du circuit de validation et de transmission des arrêtés.
• Assurer, selon les procédures applicables, leur transmission au contrôle de légalité et leur publication.
• Gérer le registre des arrêtés dans le logiciel métier Oxyad et vérifier la tenue des registres issus d’autres outils.
• Recenser les décisions municipales en vue de leur inscription à l’ordre du jour du Conseil municipal.
• Établir les certificats d’affichage et les transmettre aux services concernés.
• Assurer le suivi de la boîte mail du service des Assemblées.
Contribuer au bon déroulement du Conseil municipal
• Participer à la préparation matérielle des séances, notamment des dossiers et du matériel de vote.
• Retranscrire les débats afin de contribuer à l’élaboration des procès-verbaux.
Apporter un appui administratif au Secrétariat général
• Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des crédits associés.
• Effectuer les commandes et assurer le suivi des clés Mégalis.
• Participer à la gestion des abonnements et au suivi de la boîte mail dédiée.
• Organiser l’archivage papier et numérique des dossiers du service et de la boîte mail des Assemblées.
• Assurer la suppléance du ou de la référent(e) administratif(ve) du Conseil municipal.
Profil recherché
Le profil que nous recherchons
Vous disposez d’une solide maîtrise des outils bureautiques et d’excellentes compétences rédactionnelles. Votre orthographe, votre syntaxe et votre capacité à produire des écrits administratifs fiables sont des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Vous savez anticiper les échéances, gérer plusieurs tâches en parallèle et appliquer des procédures avec méthode.
Vos qualités feront la différence :
• Rigueur et fiabilité : vous veillez à la qualité des dossiers et au respect des procédures.
• Organisation et anticipation : vous savez planifier votre activité et respecter les délais.
• Aisance relationnelle et diplomatie : vous échangez avec des interlocuteurs variés avec professionnalisme.
• Discrétion et réserve : vous êtes attentif(ve) à la confidentialité des informations traitées.
• Autonomie et esprit d’équipe : vous prenez des initiatives adaptées tout en contribuant au travail collectif.
• Disponibilité et réactivité : vous savez vous adapter aux contraintes liées à l’organisation des instances.
La connaissance des outils métiers utilisés par le service, notamment Oxyad, iDélibre et PubliAct, sera utile à la prise de poste.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Conditions d’exercice :
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou aux contractuels
Politique active de formation des agents
Dispositif de télémédecine pris en charge par la collectivité
Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime sociale
Temps de travail : 38 h 45 - 25 jours de congés + 2 jours de fractionnement, 21 RTT
Forfait mobilité sous certaines conditions
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2027
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Assistante / Assistant de direction
