Assistant en gestion administrative (H/F)
Référence : UMR5175-VERHAN-029
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Centre national de la recherche scientifique (CNRS)
- Localisation : 34293 MONTPELLIER (France)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels à partir de 2302€ brut mensuel, ajustable en fonction de l'expérience professionnelle sur des poste € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions :
Coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, de logistique courante et de ressources humaines (dossiers stagiaires), informer et accueillir les interlocuteurs, assurer l’organisation logistique de réunions
Activités :
- Secrétariat d’unité / logistique courante :
Assurer l'accueil du laboratoire
Réceptionner et distribuer le courrier ; organiser les départs courrier et colis avec les expéditeurs du laboratoire
Réceptionner, enregistrer et distribuer les colis ; en faire le rapprochement sur le Service Fait pour les commandes passées pour l’équipe administrative et la direction
Gérer l’adresse mail et l’archivage du secrétariat
Opérer des actes administratifs et de gestion courante (notes, affichages, pages intranet du CEFE, saisies informatiques dans applications CNRS, …)
Assurer la logistique courante de premier niveau du laboratoire et les achats pour la direction/administration
Organiser la logistique de réunions programmées par la direction
Gérer les processus d’élections internes avec l’administratrice d’unité
- Assistanat de direction :
Seconder la directrice dans l’organisation de réunions ou d’évènements portés par le CEFE, et dans le suivi de dossiers spécifiques
Organiser ses déplacements et gérer son agenda
Représenter la direction dans des commissions ou groupes de travail internes
- Ressources Humaines :
Gérer en autonomie les dossiers RH « stagiaires » du CEFE, en interagissant avec la gestionnaire RH du laboratoire, l’administratrice et les personnels des services dédiés de nos tutelles
Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ; Suivre l'évolution de la réglementation.
En support du service RH du CEFE :
Mettre en œuvre et suivre des dispositifs / processus RH génériques (par exemple : réceptionner et traiter les demandes de formations « papier » pour signatures)
Accueillir, accompagner et informer les personnels (informations restaurants administratifs - procédures internes RH - diffusion listes mensuelles du personnel)
- Activités communes :
Réaliser des tableaux de bord de suivi, suivre des indicateurs, produire des bilans et des statistiques
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’unité
Contexte de travail :
Le CEFE est une unité de recherche complexe ayant 7 établissements tutelles et qui compte plus de 500 personnes en moyenne sur l'année. L'activité administrative du laboratoire est assurée par une équipe de 9 personnes, dont la personne recrutée fait partie. Ses principaux interlocuteurs seront l'administration et la direction du CEFE, tous les personnels de l'unité, les services de la délégation régionale CNRS Occitanie Est et d'autres établissements tutelles du laboratoire, des interlocuteurs externes divers (dont livreurs, fournisseurs, entreprise de nettoyage, etc ).
Le CEFE est situé sur le campus du CNR
Voir plus sur le site emploi.cnrs.fr...
Profil recherché
Competences :
- Savoirs / connaissances :
Connaissance générale des techniques de secrétariat, d'assistance de direction, et de gestion administrative
- Savoir-faire
informer et rendre compte; rechercher, vérifier et classer des informations; mettre en œuvre des procédures et des règles; Planifier son activité, savoir la gérer dans un calendrier et un cadre de gestion complexe; Prendre en compte les demandes de la direction et y répondre de manière appropriée; Maitriser les logiciels de gestion du domaine et de bureautique
- Savoirs-être
Communiquer et faire preuve de pédagogie; Travailler en équipe; Gérer des informations confidentielles; Être autonome
Contraintes et risques :
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Comptabilité, gestion
Langues
- Français Seuil
Qui sommes-nous ?
Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.
C’est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 33 000 femmes et hommes (dont plus de 16 000 chercheurs et plus de 16 000 ingénieurs et techniciens), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines.
Depuis plus de 80 ans, le CNRS développe des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait du CNRS un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde.
Le partenariat qui lie le CNRS avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.
À propos de l'offre
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Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.
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Vacant
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
